Under Construction!

In jedem Unternehmen, egal welcher Größe, existiert eine Vielzahl von Geschäftsprozessen. Sie finden sich nicht nur im Kerngeschäft – ob Bautätigkeit, Produktion oder Dienstleistung am Kunden – sondern in jedem Winkel der Geschäftstätigkeit, in der Angebotsbearbeitung genauso wie in der Lagerlogistik oder in der Überwachung der Projektdurchführung.

Simpel formuliert ist ein Geschäftsprozess eine Abfolge von Arbeitsschritten, die durch verschiedene Personen mit bestimmten Fähigkeiten und Qualifikationen unter Verwendung von Ressourcen materieller (wie Maschinen oder IT-Systeme) und nicht materieller Natur (wie Informationen) ausgeführt wird.

Jedes Unternehmen hat seinen eigenen Weg, diese Prozesse zu behandeln: von informellen, mit der Zeit gewachsenen Arbeitsabläufen bis hin zu strengen, fest
vorgeschriebenen Handlungsanweisungen. Lässt man den Prozessen keine Aufmerksamkeit zukommen, ist auch das ein eindeutiges Statement – bloß kein sinnvolles.

Leider ist Prozessmanagement, also die aktive Betrachtung und Entwicklung der Geschäftsprozesse, gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen der Baubranche noch ein Fremd- oder sogar ein Unwort. Zu groß sind die Vorbehalte: vor dem inneren Auge sieht man vielleicht Scharen von Unternehmensberatern, die mit bunten Diagrammen und umfangreichen Studien winken. Dazu kommen die Zweifel: das alles klingt viel zu theoretisch, realitätsfern,  unflexibel. Können wir weiterhin unsere Arbeit zielorientiert durchführen, oder drohen uns starre Vorschriften und zusätzliche Aufgaben? Ist das nicht nur etwas für große Unternehmen? Wir arbeiten in unserem Kerngeschäft flexibel und professionell, darin sind wir stark – reicht das nicht?

Werkzeugkoffer für Prozesse

Diese Bedenken sind nachvollziehbar, aber sie zeugen davon, dass die Macht des Instruments Prozessmanagement verkannt wird. Denn um sein Potential zu entfalten muss es ohnehin individuell eingeführt werden und lässt sich im Umfang und in den eingesetzten Werkzeugen präzise auf die jeweiligen Gegebenheiten zuschneiden.

Mehr noch: Prozessmanagement ist die Kunst, die existierenden Abläufe gezielt in den Blick zu nehmen, sie zu untersuchen und zu bewerten und auf dieser Grundlage kontinuierlich zu verbessern. Es bedarf dafür keiner speziellen Methodik, keiner besonderen Modelle und keiner theoretischen Abhandlungen. Formale Werkzeuge (wie beispielsweise ARIS für die Modellierung) können, müssen aber nicht, als Leitlinie und Hilfsmittel dienen.

Die existierenden Geschäftsprozesse sind oft mit der Zeit und mit dem Unternehmen gewachsen und werden als selbstorganisierend angesehen, oder provokant gesagt: sie werden sich selbst überlassen. Damit sind sie aber rückwärts statt vorwärts gerichtet und blockieren so eine zukunftsorientierte, konstante Weiterentwicklung. Jedes Unternehmen muss die Fähigkeit haben oder aufbauen, um sich täglich neu einer sich ständig verändernden Welt anzupassen. Wer das schafft, der kann seine Wettbewerbsvorteile sichern – wer nicht, der wird zwangsläufig von der Konkurrenz überholt werden.

Jedes Unternehmen muss also seinen eigenen Weg (er-)finden: die Form, in der die Prozesse beschrieben werden können und die Kriterien nach denen Verbesserungspotential ermittelt wird. Festlegen, wer an Erhebung und Verbesserung mitwirken sollte und wie Vorschläge und Ideen der Mitarbeiter gesammelt und ausgewertet werden können. Eine Strategie entwickeln, wie notwendige oder hilfreiche Veränderungen in den Arbeitsabläufen für die Mitarbeiter verständlich gemacht und so erfolgreich in die täglichen Abläufe überführt werden können. So bildet sich aus Ihrem Geschäft Ihr eigener Werkzeugkoffer, aus dem Sie sich nach Bedarf bedienen.

Flexibilität von innen nach außen

In der Baubranche ist die Flexibilität im Kerngeschäft ein extrem wichtiger Bestandteil des Selbstverständnisses, also der Unternehmenskultur, und der strategischen Ausrichtung. Wetterbedingungen, Änderungen in der Planung, unerwartete Verzögerungen oder in eine Planungslücke schnell eingeschobene Projekte verlangen ein hohes Maß an Anpassungsfähigkeit – es muss schnell gehen, ohne dass dabei die Qualität leidet.

Aber wird diese Flexibilität auch in allen Prozessen unterstützt? Wer im Kerngeschäft spontan agieren will, muss auch unternehmensintern durchgängig flexibel organisiert sein, so dass alle Prozesse schnell angestoßen und durchgeführt werden können. Um beispielsweise auf eine kurzfristige Angebotsanfrage zügig reagieren zu können, müssen die notwendigen Daten und Unterlagen zeitnah und vollständig verfügbar sein, und es muss klar organisiert sein, wer in einem solchen Fall welche Zuarbeit zu erledigen hat. Nur so kann sichergestellt werden, dass das geforderte Angebot schnell und gleichzeitig qualitativ hochwertig an den potentiellen Kunden geliefert werden kann. Es ist also unverzichtbar zu verinnerlichen, dass die Prozesse im Hintergrund, also alle Arbeitsabläufe, die vor, nach oder neben den Kernprozessen stattfinden, genauso zur Flexibilität beitragen – dass sie demnach genauso wichtig sind.

In der Regel sind die Prozesse im Kerngeschäft bereits von Anfang an gut durchgeplant und kommuniziert: die Abfolge der Arbeitsschritte, die Definition der Zuarbeiten für die Aufgaben in den verschiedenen Bauabschnitten, die Festlegung der beteiligten Personen, Maschinen und Materialien, die Zusammenstellung und Einplanung der Kolonnen für die Baustellen usw. Hier ist es offensichtlich, wie Flexibilität als Unternehmensphilosophie mit einer strukturierten, klaren Herangehensweise in den Prozessen einhergeht.

Dokumentation, Nachbereitung und Auswertung, sprich: Arbeitsschritte, die nicht direkt mit der Bautätigkeit zusammenhängen, werden allerdings gern vernachlässigt. Dabei bietet die Erhebung, Speicherung und Aufbereitung der Erfahrungswerte einen immensen Mehrwert für die Projekte der Zukunft. In einem vorausschauend aufgestellten Geschäftsprozess, beispielsweise zum Bau eines Straßenabschnitts, werden nicht nur die Kernaufgaben, sondern auch die Schritte zur Vor- und Nachbereitung inklusive des Dokumentationsbedarfs – was ist zu dokumentieren, in welcher Form und durch wen – festgehalten. Auch hier gilt: jedes Unternehmen kann seine Prozesse nach Bedarf aufstellen, und damit auch entscheiden, wie viel Datenerfassung, Vorbereitung und Auswertung sinnvoll ist: ob ausführlicher Abschlussbericht oder Kurzfragebogen für den Bauleiter, oder nur die Erhebung einzelner Kennzahlen wie z.B. terminliche und budgetmäßige Abweichungen vom Projektplan.

Bedenken Sie aber dabei, dass Informationen und ihre Verfügbarkeit heute einen wesentlichen Wettbewerbsfaktor darstellen, den Sie nutzen sollten. Je mehr Sie über die Vergangenheit, aber auch über die Gegenwart im Unternehmen und in seinen Projekten wissen, desto schneller und besser können Sie reagieren. Denken Sie an den alten Leitsatz: Wissen ist Macht!

Effiziente Prozesse bauen auf IT

Der Informationstechnologie kommt eine zentrale Bedeutung bei der Gestaltung schlanker und flexibler Prozesse zu: EDV-Systeme müssen an den richtigen Stellen in die Geschäftsprozesse integriert werden. Diese enge Verzahnung ermöglicht es, in jedem Prozess sofort an bereits vorhandene Daten und Dokumente zu gelangen und neue Informationen schneller für andere Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen. So muss weniger Zeit für die Suche nach wichtigen Informationen aufgewendet werden, Fehlerquellen werden ausgemerzt, die Weitergabe von Wissen wird gefördert und im Endeffekt gewinnen die Mitarbeiter mehr Zeit für ihre Kernaufgaben und eine umfangreichere Datenbasis für ihre Entscheidungen.

Eine zentrale Projektdatenbank kann beispielsweise dabei helfen, den Überblick über bereits laufende Projekte, freie und verplante Ressourcen zu behalten, und gleichzeitig die Angebotserstellung vereinfachen und beschleunigen, indem die automatische Zusammenstellung von Referenzlisten aus den Daten angeboten wird. Die Prozessgestaltung und die Einflechtung von IT in alle Prozesse müssen sowohl im Kerngeschäft als auch in den unterstützenden Bereichen, in denen es um Zuarbeit, Verwaltung oder Organisation im Hintergrund geht, einen festen Platz bekommen.

Prozesse in den Fokus!

Um die Arbeitsabläufe mit der Kultur und den Zielen des Unternehmens in Einklang zu bringen, muss man die Prozesse kennen und bereit sein, sie immer wieder zu verändern und anzupassen. Sie unangetastet zu lassen, keine Führung oder Richtung vorzugeben ist keine Flexibilität. Es ist mangelnde Organisation!

Nehmen Sie also die Prozesse in Ihrem Unternehmen in den Fokus. Investieren Sie Zeit in die Frage, in welcher Form Sie die Prozesse beschreiben, bewerten und verändern wollen, und beginnen Sie. Machen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer Arbeitsschritte, der beteiligten Personen und Ressourcen, der vorhandenen IT-Systeme. Sind die Prozesse dokumentiert, sind die ersten Verbesserungsmöglichkeiten in der Regel schnell identifiziert. Unterschätzen Sie auch nicht die Kreativität Ihrer Kollegen und Mitarbeiter – oft kommen die besten Ideen zur Verbesserung der Arbeitsabläufe von denen, die diese Aufgaben täglich ausführen. Hören Sie zu.

Sind die Prozesse einmal aktiv ins Auge gefasst und klar und verständlich beschrieben, haben Sie das Werkzeug, um die Prozessgestaltung als Teil des täglichen Geschäfts im Unternehmen zu integrieren. Finden Sie Ihre Sprache, Ihren eigenen Werkzeugkasten für Ihre Prozessorganisation, den passenden Weg für Ihr Unternehmen. Entwickeln Sie einen einfachen, schlanken, effizienten Prozess für Ihr Prozessmanagement, und verankern Sie ihn dauerhaft.

Ihr Unternehmen wird von innen heraus flexibler werden – und stärker im Wettbewerb!