Firmenprüfungen online im Trend

Den vielen Corona-Einschränkungen zum Trotz konnte 2020 auch das Güteschutz-Kerngeschäft in vollem Umfang abgewickelt werden. Dazu wurden teilweise Prüfungen, die bislang im Rahmen der Firmenbesuche stattgefunden haben, mit einer „Online-Prüfung“ gleichwertig ersetzt. Auf diese Weise konnten 2.620 Termine mit Firmen durchgeführt werden – 1.567 in Präsenz und 1.053 online. Zurzeit überprüfen 29 Prüfingenieure bundesweit sowie im benachbarten Ausland die Qualifikation der Gütezeicheninhaber.

Pilotprojekt gestartet

Bereits im Herbst 2019 wurde vom Güteausschuss der Gütegemeinschaft und in Absprache mit den Gütezeicheninhabern ein Pilotprojekt zur Qualifikationsprüfung der Beurteilungsgruppen I, R und D in einem 24-monatigen Intervall verabschiedet. In Unternehmen, die von dieser Möglichkeit Gebrauch machen wollen, werden die Angaben zur Qualifikation im Zwischenjahr ersatzweise schriftlich und ohne Präsenzprüfung aktualisiert und geprüft. Zur Aktualisierung erhalten die Unternehmen Statusdaten auf Basis des aktuellen Datenstandes. Nach Aktualisierung und Prüfung der Angaben erhalten die Unternehmen wie gewohnt einen Qualifikationsbericht mit allen Informationen und zugehörigen Bewertungen.

Mit Erfolgt praktiziert

Diese Prüfvariante wurde bis ins Frühjahr 2021 mit großem Erfolg praktiziert. Zum Jahresende wurden die Erfahrungen und Ergebnisse der Prüfungen diskutiert und künftige Erweiterungsvorschläge ausgearbeitet. „Unter anderem wurde die Erfahrung gemacht, dass die Prüfung der Eigenüberwachungsunterlagen in die Dokumentenprüfung integriert werden kann, um so eine vollständig gleichwertige Prüfung auf Basis von digitalen Dokumenten zu erreichen“, erinnert sich Fandrich. Das wird seit März 2021 umgesetzt, womit im Vergleich zu den seit Jahren durchgeführten Präsenzprüfungen eine gleichwertige und vollständige Firmenprüfung möglich ist.

Ablauf definiert

Der Ablauf der Firmenprüfungen auf Basis digitaler Unterlagen folgt einem festen Schema: Der Prüfingenieur nimmt vor der anstehenden wiederkehrenden Prüfung Kontakt zum zuständigen Ansprechpartner im Unternehmen auf. Das erfolgt in aller Regel telefonisch. In diesem Gespräch werden der Prüfanlass und die aktuellen Beschränkungen bei der Präsenzprüfung erörtert und zwei Termine vereinbart. Der erste Termin dient der Übersendung der Unterlagen, der zweite Termin folgt einige Tage später und ist dem Abschlussgespräch zum Prüfergebnis vorbehalten.

Unterlagen per E-Mail

Die Termine sowie aktuelle Statusdaten mit der Benennung der Baustellen für die Eigenüberwachungsunterlagen und eventuelle Verweise auf weitere notwendige Unterlagen werden der Firma per E-Mail mitgeteilt. Nach Eingang der Firmenunterlagen erfolgt die Prüfung der Dokumente. Im Abschlussgespräch, welches als Telefonat oder Videokonferenz durchgeführt wird, werden dem Unternehmen die Ergebnisse der Prüfung erläutert und entsprechende zielführende Maßnahmen zur Entwicklung des Unternehmens vereinbart.

Aufgrund der positiven Erfahrungen mit den Firmenprüfungen online ist für die Zukunft innerhalb der RAL-Gütesicherung Kanalbau weiter ein Mix aus Präsenz- und Online-Terminen sehr gut vorstellbar und es zeigt sich – wie in vielen anderen Bereichen der Wirtschaft – dass eine Krise die Kraft hat, eingespielte Abläufe neu zu denken und für alle Beteiligten zu optimieren.

RAL-Gütegemeinschaft Güteschutz Kanalbau

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