Management-Systemfür menschliche Fehler

1. Einführung in das Fehlermanagement

Häufig werden zwei wichtige Fragen bezüglich des Fehlermanagements gestellt: Was ist eigentlich ein Fehler? Wie können wir den Umgang mit Fehlern managen bzw. steuern? Dementsprechend ist eine klärende Erläuterung erforderlich. Eine kompakte Definition ist in der zweiten blauen Informationsbox gegeben.

2. Merkmale eines nachhaltigen Fehlermanagement-Systems im Hochbau

Das Fehlermanagement kann sehr unterschiedlich je nach Unternehmensstruktur und Unternehmensgroße als Teil des Gesamt-Managements verankert werden. Die folgenden Merkmale sollten jedes nachhaltige Fehlermanagement-System im Hochbau prägen:

– Alle Fehler sollten als menschliche Fehler betrachtet werden. Diese Betrachtung ermöglicht eine bessere Beschreibung bzw. ein besseres Verständnis der Ursachen, Arten und Folgen der Ausführungsfehler im Hochbau.

– Ziele, Phasen und Aufgaben (Prozesse und Teilprozesse) dieses Systems sollten deutlich vordefiniert werden. Bei der Definition der Ziele ist darauf zu achten, dass diese Ziele keine hundertprozentig fehlerfreien Leistungen versprechen. Sie sollten hingegen einen sicheren Umgang mit den Fehlern und eine optimale Ausnutzung der Fehlerinformationen  garantieren. Die System-Phasen sollten parallel zu den HOAI-Phasen formuliert werden, so dass die Aufgaben in den HOAI-Leistungen reibungslos integriert werden können.

– Die Instrumente und Hilfsmittel zur Realisierung der Aufgaben des Systems sollten eine systematische und zeitnahe Dokumentation aller  Fehler, deren Details und eine akribische VOB-orientierte Risikobewertung ermöglichen. Die Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse Methode (FMEA) hat sich an dieser Stelle als geeignete Methode für eine Fehlervermeidung bewährt.

– Das System sollte die Fehlervermeidung als erste Priorität betrachten. Das heißt, Fehlervermeidung ist in diesem Sinne ein Teil des Fehlermanagements.

– Das System sollte in der Lage sein, Fehlerpläne zu erstellen und Fehlerdatenbanken zur Dokumentation der Ist-Fehler zu generieren.

– Die Gesamthaftung für das Fehlermanagement sollte im Rahmen des Systems aufgeteilt werden. Nicht nur die Baufirmen sind für das Verhindern der Ausführungsfehler verantwortlich. Dieser Prozess fängt bei der Ausführungsplanung an und ist eine kontinuierliche Verbesserung, die von mehreren Seiten unterstützt werden muss.

– Das System sollte verhindern, dass die Fehlerinformationen im Hochbau verloren gehen. Dies wird erreicht, indem das System eine einheitliche und umfangreiche Beschreibung und Dokumentation jedes Fehlers ermöglicht.

– In dem System müssen die Schnittstellen zwischen der Unternehmens- und der Projektebene sorgfältig berücksichtigt werden. Die Projektinformationen sollten systematisch dokumentiert werden und auf der Unternehmensebene gesammelt, aufbereitet und kontinuierlich für andere Projekte genutzt werden.

3. Rahmenbedingungen der Implementierung

3.1 Personelle Rahmenbedingungen

Nur ein qualifiziertes FMEA-Team kann eine erfolgreiche Implementierung dieses Systems realisieren. Andere Mitarbeiter müssen in der Lage sein, das System zu unterstützen. Die Einbindung anderer Mitarbeiter in das FMEA-Team hat den Vorteil, dass die Implementierung von unterschiedlichen Standpunkten betrachtet bzw. optimiert werden kann. Auch kann ein Mitglied des Teams in seiner Abwesenheit reibungslos ersetzt werden.

3.2 Finanzielle Rahmenbedingungen

Im Allgemein ist der Einsatz des Systems bzw. der Instrumente und Hilfsmittel nicht kostenintensiv. Jedoch sind die Lohnkosten des FMEA-Teams zu berücksichtigen und zu kontrollieren. Die Fehlerbeseitigungskosten können – durchschnittlich – ca. 10-12 % des gesamten Umsatzes betragen. Daher sollte bei den finanziellen Rahmenbedingungen beachtet werden, dass bei erfolgreicher Implementierung Kosteneinsparungen erreicht werden können.

3.3  Technische Rahmenbedingungen

Ein Vorteil der in diesem Beitrag erwähnten Instrumente des Fehlermanagement-Systems liegt in ihrer einfachen Verwendung. Deswegen entsteht kein erheblicher zusätzlicher technischer Aufwand bei der Implementierung des Systems.

3.4 Zeitliche Rahmenbedingungen

Die zeitliche Belastung bei der Implementierung dieses Systems stellt einen Nachteil dar. Die Durchführung einer FMEA-Methode benötigt einen relativ hohen Zeitaufwand und ist von den Erfahrungen des FMEA-Teams abhängig. Dieser Nachteil kann durch folgende Maßnahmen reduziert werden:

– Einsetzen eines erfahrenen FMEA-Teams,

– Strukturierte Aufteilung der Aufgaben des FMEA-Teams und

– Erstellung und Verwendung einer elektronischen Datenbank bzw. eines Kostenkatalogs für die Ausführungsfehler im Hochbau.

3.5 Wissens-Rahmenbedingungen

Vor der Implementierung eines Fehlermanagement-Systems sollte den Mitarbeitern eine Wissens-Basis bezüglich Ursachen, Arten und Folgen der menschlichen Ausführungsfehler vermittelt werden. Diese Vermittlung ist notwendig, um ein einheitliches Verständnis zu schaffen.

3.6 Organisatorische Rahmenbedingungen

Der Implementierungsanstoß eines nachhaltigen Fehlermanagement-Systems muss von „oben“ (Führungsebene) kommen.  So kann der Gedanke der effektiven Ausnutzung der Fehlerinformationen in die untergeordneten Hierarchiebereiche erfolgreich transportiert werden. Hier spielt eine positive Fehlerkultur eine große Rolle.

3.7 Gesetzliche Rahmenbedingungen

Die Einbindung der Durchführung eines Fehlermanagement-Systems analog der HOAI-Leistungen erleichtert die Etablierung des Themas „Fehlermanagement“  in der Baubranche.

4. Mögliche Barrieren der Implementierung

Auf der Unternehmensebene treten oft Barrieren auf, die sich auf das Verständnis der menschlichen Eigenschaften eines Ausführungsfehlers beziehen. Eine weitere Blockade ist mangelndes Interesse der Führungsebene an diesem Thema. Ebenso kann das System ohne die Überzeugung, Akzeptanz und Unterstützung aller Mitarbeiter nicht erfolgreich implementiert werden.

Viele Barrieren auf der Projektebene resultieren aus der Komplexität der Bauprojekte. Fast jedes Projekt im Hochbau ist ein Unikat. Deswegen ist eine Standardisierung der Fehlerpläne für alle Hochbau-Projekte schwer zu erreichen. Außerdem können auf dieser Ebene Schnittstellenbarrieren (Planung-Ausführung-Nutzung) auftauchen. Nur ein lebenszyklusorientiertes Fehlermanagement-System im Hochbau kann diese Barrieren reibungslos überwinden.

Des Weiteren müssen die Barrieren aus Sicht des Bauherrn und des Architekten berücksichtigt werden. Diese ergeben sich meist  aus zu wenigen Informationen über das Thema. Solche Barrieren können durch besondere Schulungen für Bauherren und Architekten reduziert werden.

5. Ausblick

Die in diesem Beitrag beschriebenen Merkmale eines nachhaltigen Fehlermanagement-Systems sind eine stabile Basis zur Etablierung des Systems im Hochbau.  Neben der Berücksichtigung notwendiger Rahmenbedingungen und Barrieren ist entscheidend, dass in dem Bauunternehmen eine positive Fehlerkultur vorhanden ist. Nur eine Fehlerkultur, die die menschlichen Fehler als Erkenntnisquelle bzw. als Chance sieht, kann als positiv bezeichnet werden.