Planabweichungen erkennen mit der Baustellensteuerung
Planabweichungen im Griff
Planabweichungen spielen nicht nur bei Großprojekten eine Rolle,
sondern stellen für Baubetriebe jeder Größe eher die Regel statt
die Ausnahme dar. Wie kriegt man sie in den Griff?
Bauunternehmen haben im Alltag häufig mit Planabweichungen zu kämpfen. Ein absolutes Horrorszenario ergibt sich dann, wenn die Abweichungen außer Kontrolle geraten und der Baubetrieb die Übersicht verliert. Dann tauchen Fragen auf wie „Gehören all diese Rechnungen und Überweisungen wirklich zu meiner Firma?“, „Wo bleibt das Geld für die tägliche Arbeit bis weit in den Abend und am Wochenende?“, „Wie bekommen wir es besser in den Griff, dass nur das angefordert und verbraucht wird, was im Leistungsverzeichnis und im Vertrag steht? Wie kontrollieren wir das? Wer? Mit Wem? Wann? Wie oft?“
Die Beantwortung dieser Fragen ist meist nicht ganz einfach. Eine Schwierigkeit dabei ist, dass unterschiedliche Sprachen gesprochen werden: Ein Ingenieur wird sich schwer tun nach GuV- Positionen zu kalkulieren, dem Kaufmann hingegen ist nicht zuzumuten, Eingangsrechnungen nach LV-Positionen zu buchen. Was dringend benötigt wird, ist ein Wörterbuch, um den Plan nach Baufortschritt, also den gebuchten Ist- Werten, vergleichbar gegenüber zu stellen.
Kosten- Leistungsrechnung
Den Begriff Herstellkosten kennen und verwenden beide Seiten. Eine Stufe tiefer treffen wir im Plan der Technik auf Hauptkostenarten. Hauptkostenarten sind auch den Kaufleuten als Kontengruppen im Sachkontenplan bekannt. Diese sind frei definierbar zum Steuern der GuV/ BWA und als sogenannte Kostenartenkonten für die Baubetriebsabrechnung.
Sinnvoll organisiert und eingerichtet sind nun beide Welten auf Basis von Kostenarten- und oder Gruppen vergleichbar. Sinnvoll heißt hier, dass die Bedeutung der Planseite sich auf der Ist- Seite widerspiegeln kann. Mindestanforderung sollte also ein 1:1 Verhältnis der Hauptkostenarten sein. Hauptkostenarten sind zum Beispiel der Lohn, das Material, die Geräte oder die Nachunternehmerkosten.
Erbrachte abrechenbare Leistung – Herstell- und/oder Selbstkosten = Ergebnis
Etwas ungenauer, aber trotzdem besser als nichts ist es, Geldströme zur Hilfe zu nehmen. Abgerechnete Mengen werden den gebuchten (Abschlags)- Rechnungen gegenübergestellt. Ergänzt werden diese um den tatsächlichen Geldeingang.
Zwingend notwendig: Eine genaue Definition
Um ein aussagekräftiges Begleiten solch eines Soll- Ist Vergleiches im Projektverlauf zu garantieren, muss vereinbart sein, was wann womit verglichen wird. Bereits eingekauftes, aber noch nicht verbautes (geleistetes) Material sollte aus den Ist- Kosten herausgerechnet, bereits erbrachte Nachunternehmerleistungen, von denen aber noch keine Rechnungen gebucht sind, sollten dagegen den Ist- Kosten hinzugerechnet werden. Das Ganze nennt sich (zeitliche, periodengerechte) Abgrenzung. Dieses Vorgehen ist lästig und nicht ganz trivial, aber notwendig. Wichtig sind hier vor allem die Zusammenarbeit aller Beteiligten und ein gemeinsames Verständnis im Team. Ob das Ergebnis funktioniert, ist also vom Team abhängig.
So gelingt’s!
Aber wie funktioniert ein erfolgreicher, begleitender Soll-Ist-Vergleich? Im ersten Schritt sollte ein gemeinsames Verständnis geschaffen werden. Hier sollte mindestens ein gemeinsamer Nachmittag eingeplant werden, an dem sich alle Beteiligten auf eine gemeinsame Sprache und Bedeutung einigen.
Step 1: Hauptkostenarten der Kalkulation identifizieren
Step 2: Wie genau wollen Sie sein? Zu verwendende Kostenarten anlegen
Step 3: Abrechenbare Bauleistungen und deren Ermittlung festlegen
Step 4: Abgrenzungen definieren.
Diese Schritte sind nicht zu unterschätzen, da oft erst die Details Anlass zur Diskussion geben. So müssen beispielsweise auch folgende Einzelheiten geklärt werden:
Step 1: Sind Kleingeräte und Werkzeuge dem Mittellohn hinzuzurechnen?
Step 2: Kommen Sie auf so viele Kostenarten, das ein Zuordnen zu Rechnungspositionen sehr schwer wird? Wann ist das Buchen einzelner Mengen sinnvoll?
Step 3: Werden Nachträge gepflegt und wie wird mit Regiearbeiten umgegangen?
Step 4: Kommen Ihre Bauleiter zeitlich noch dazu und haben sie alle benötigten Informationen?
Klar wird auch hier, dass diese Definitionen nicht von einer einzelnen Person, sondern im Team festgelegt werden müssen – für jedes Projekt und für jeden Monat. Was in diesem Prozess hilft, sind ein klares Vorgehen und wiederkehrende Schritte, bis das Vorgehen irgendwann zur Routine wird. Ob dieses Vorgehen auf dem Blatt oder mithilfe einer Software durchgeführt wird, ist im Hinblick auf die Qualität zweitranging. Aufwändiger ist eine detaillierte und bilanzfähige Vorgehensweise, allerdings ist diese auch aussagekräftiger.
