Qualitätsmanagement auch für kleine Planungsbüros
Kundenservice im Blick – gerade für Kleinstbüros
Der Qualitätsstandard „Planer am Bau“ ermöglicht eine Qualitätssicherung für Architektur- und Ingenieurbüros, die deutlich andere und insbesondere kleinere Strukturen aufweisen als Industrieunternehmen, die Kern-Zielgruppe der DIN ISO 9001.
Vor allem Einzelkämpfer und kleine Büros mit weniger als drei Mitarbeitern sehen häufig den Nutzen eines Qualitätsmanagementsystems für ihr Büro nicht. Doch auch in diesen Unternehmen es gibt gute Gründe für QM. Dr.-Ing. Knut Marhold, Mitbegründer des QualitätVerbunds, erinnert sich an eine Situation aus der Vergangenheit, in der die Bedeutung eines QM-Systems gerade für solche Büros sichtbar wird. „Ein Einzelkämpfer und überzeugter QM-ler besuchte eines unserer Klausurwochenenden. Es hakte bei ihm nur an einem Punkt: der Vertretungsregelung“, erzählt Marhold.
Der Teilnehmer war der Auffassung, dass für ihn eine solche Regelung nicht in Frage käme, da er ja allein im Büro sei. Gemeinsam mit Planer am Bau überlegte er, wie sich eine solche Situation regeln ließe. Er entschied sich, mit einem anderen Einzelkämpfer-Büro, mit dem er schon mehrere Projekte zusammen realisiert hatte, enger zusammenzuarbeiten. Der Teilnehmer rief noch vom Klausur-Wochenende aus seinen Kollegen an, anschließend regelten sie alles Weitere: Telefonumleitungen, E-Mail-Abwesenheitsassistenten, usw. „Als ich nach einiger Zeit bei dem Teilnehmer anrief, um mich nach dem aktuellen Stand des QM-Handbuchs zu erkundigen, ging der besagte Kollege ans Telefon. Der Teilnehmer selbst hatte einen schweren Unfall und würde für ein dreiviertel Jahr ausfallen. Der Kollege konnte aber übernehmen und für die Kunden lief alles weiter wie bisher“, berichtet Knut Marhold. Der Aspekt der Vertretungsregelung ist besonders für Einzelkämpfer und kleine Büros wichtig. Denn nicht nur die internen Prozesse müssen geregelt sein, auch die Kunden/Bauherren müssen wissen, dass ihr Projekt auch in „Notfällen“ weitergeht.
Das unterscheidet den QualitätsStandard Planer am Bau auch deutlich von anderen QM-Normen wie der DIN ISO 9001: Statt einer mehr oder weniger starren Prozessorientierung fokussiert Planer am Bau eher auf den Service-Gedanken und den Nutzwert für den Kunden, den Bauherrn.
Vorlagen ohne Zusatzkosten
Daneben profitieren natürlich auch die Büros selbst von der im Mitgliedsbeitrag enthaltenen Beratung und den vielfältigen Vorlagen. Michael Keiser aus Konstanz setzt für sein methodisches Baumanagement voll auf den planer-spezifischen Qualitätsstandard. Seine persönlichen „Highlights“ beschreibt er folgendermaßen:
• Erhöhung des Anteils der abrechenbaren Kosten und damit des Büro-Erfolgs durch konsequente Zeiterfassung
• Fokussierung auf die per Vertrag übertragenen Aufgaben und damit Abgrenzung zu Quasi-Nebenleistungen
• Systematische Führung einer ToDo-Liste mit Wiedervorlagen zur Vermeidung von Mängeln, überstürzten Aktionen etc.
• Arbeitsstundenerfassung zum Vergleich mit der individuell formulierten Work-Life-Balance, um auch als Einzelkämpfer nicht kampflos unterzugehen
• konkrete Empfehlungen und Vorlagen, z. B. für Ordner- und Projektstrukturen
Eines der ersten Mitglieder im Qualitätsverbund war übrigens ein Einzelkämpfer-Architekt: Oliver Hofmann aus Ebersbach hat gemeinsam mit Dr.-Ing. E. Rüdiger Weng, einem der beiden Gründer des Qualitätsstandards, das erste Muster-QM-Handbuch erarbeitet – von Planern für Planer.
Kontinuierlicher Verbesserungsprozess
Für Dipl.-Geol. Henning Weyersberg von IGE Weyersberg die Geologen GmbH aus Bietigheim-Bissingen hat der Qualitätsstandard eine sehr hohe Wertigkeit: „Die Tools und Checklisten, insbesondere das Management-Review, sowie das Entwickeln messbarer Kriterien und diese Aspekte verstehen und anwenden zu können sind für mich und damit für die Büroentwicklung elementar geworden. In der Folge vererbt sich die Herangehensweisen positiv auch auf andere Bereiche, die nicht im QM ausdrücklich geregelt sind, z.B. das KVP-Denken (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess). Die Mitarbeiter wissen zwar, dass sie in einem kleinen Büro arbeiten – aber sicherlich nicht in einer Klitsche!“
QualitätsVerbund Planer am Bau
