E-Rechnung: Einmal digitalisiert, mehrfach bewährt!
Deutschlands Mittelstand hinkt der welt- und europaweiten Digitalisierung hinterher – ein Vorurteil, das sich seit Jahren hartnäckig hält. Und zugegeben: Teilweise ist auch etwas dran. Denn nicht alle Branchen, Gewerke und Regionen können (oder müssen) beim digitalen Fortschritt an vorderster Front mithalten.
So sind Begriffe wie „Digital Supply Chain“ zwar schon lange in der Bau- und Baustoffbranche angekommen. Doch den Schritt hin zur volldigitalisierten „Construction 4.0“ wagen nur die wenigsten Unternehmen. Denn die Digitalisierung bewährter Branchen-Prozesse will auch in Boom-Zeiten nicht nur ordentlich geplant und schrittweise vollzogen sein. Vielmehr sollte sie sich für alle Beteiligten spürbar auszahlen, was viele mögliche Digitalisierungsbereiche nicht erfüllen können.
Anders verhält es sich in diesem Zusammenhang in einem besonders kosten-, zeit- und fehlerintensiven Bereich, auf den kein Unternehmen verzichten kann: Der Abwicklung von Rechnungsein- und -ausgangsprozessen.
Gerade diejenigen Unternehmen, bei denen sehr viele Ein- und Ausgangsbelege anfallen, profitieren ganz besonders von den Vorteilen einer digitalen Verarbeitung. Schließlich lassen sich bei der Digitalisierung von Rechnungsprozessen schon mit geringem Aufwand enorme Optimierungspotenziale heben – zumindest theoretisch.
Wären da nicht die unzähligen verschiedenen Datenformate, E-Rechnungsstandards, gesetzlichen Vorschriften und Schnittstellen, die es zu berücksichtigen gilt.
Rechnungsprozesse digitalisieren – (fast) nichts leichter als das!
Eigentlich sollte die länderübergreifende E-Rechnungsinitiative der EU nicht nur den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen öffentlichen Auftraggebern und ihren Zulieferern erleichtern. Vom europaweiten Umstellen aller Rechnungsempfänger der öffentlichen Hand auf den digitalen Rechnungseingang soll(te) auch eine erhebliche „Sogwirkung“ auf den B2B-Bereich ausgehen.
Mittlerweile stellt sich aber eine gewisse Ernüchterung ein – auch in der Bau- und Baustoffbranche. Denn das hierzulande von Bund, Ländern und Gemeinden bevorzugte Standardformat „XRechnung“ ist zwar europaweit mit allen anderen nationalen Formaten kompatibel – viele branchenübliche Rechnungsangaben lassen sich damit aber nur teilweise (oder gar nicht) abbilden.
Ein Nachteil, den Nutzer des „anderen“ deutschen E-Rechnungsformats ZUGFeRD 2.0 nicht haben. Denn hier sind die entsprechenden Angaben und Informationen als „Buchungshilfen“ integrierbar, das Format bleibt dennoch mit den EU-weiten Vorgaben kompatibel.
Zudem haben sich gerade in der Baubranche neben dem klassischen Dokumentenversand auf dem Postweg und dem einfachen Versenden per E-Mail auch zahlreiche andere Übertragungswege wie EDIFACT oder der Upload in individuelle „Empfangsportale“ zum Austausch von digitalisierten Rechnungsdokumenten etabliert.
Kosten sparen, Prozesse optimieren und Fehler vermeiden
Schließt man alle genannten Faktoren in die eigenen Digitalisierungsüberlegungen mit ein, wird schnell klar: Um allen technischen, prozessualen und rechtlichen Anforderungen beim Empfangen und Versenden von elektronischen Rechnungen gerecht zu werden, müssten „digitalisierungswillige“ Unternehmen erhebliche Investitionen in die eigene Hard- und Software vornehmen. Kein Wunder also, dass auch viele Unternehmen der Bau- und Baustoffbranche vor diesem eigentlich hocheffizienten Digitalisierungsschritt zurückschrecken.
Es gibt jedoch einen Ausweg aus dem Dilemma: Die Nutzung eines erfahrenen Dienstleisters, der den Umstieg auf digitale Rechnungsaustauschprozesse nicht nur begleitet, sondern verlässlich, kostengünstig und zukunftssicher übernimmt – ganz ohne hohe Anfangsinvestitionen und rentabel ab der ersten Transaktion.
