Alle Zeitmodelle in einem System
Hering Gruppe nutzt 123erfasst für die Zeiterfassung
© HERING GmbH & Co. KG
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© HERING GmbH & Co. KG / 123erfasst
Die Hering Gruppe hat einen bedeutenden Meilenstein erreicht: Die digitale Zeit-erfassung. Mit der Einführung der Software 123erfasst im Januar 2024 wurde der langwierige und fehleranfällige Prozess der manuellen Zeiterfassung revolutioniert.
Die Entscheidung für 123erfasst fiel nach einer halbjährigen Testphase mit Vertretern sämtlicher Geschäftsbereiche der Hering Gruppe. Überzeugt hat neben der benutzerfreundlichen Oberfläche, die einfache Anbindung von 123erfasst an bestehende Sys-teme, die einen reibungslosen Datenfluss gewährleistet. Eine andere Lösung des Software-Hauses Nevaris, Nevaris Finance, war bereits das führende ERP-System im Unternehmen.
Schritt für Schritt zum neuen Software-Partner
„123erfasst ist eine umfassende Baumanagement-Lösung. Um unsere Mitarbeitenden mit dem Produkt vertraut zu machen, haben wir uns eine Funktion zum Start herausgesucht: die Zeiterfassung”, erklärt Lothar Nörtershäuser, zuständig für Digitalisierungsprojekte bei der Hering Sanikonzept. „Der qualitative Mehrwert, den wir durch die Digitalisierung erzielt haben, ist immens und fast unbezahlbar”, sagt auch Christian Winkler, Leiter Prozess- und Digitalisierungsmanagement.
Früher vs. Heute: Händisches Abtippen in Excel hat ein Ende
Vor der Einführung wurden Arbeitsstunden in Stundenzetteln erfasst, in Excel-Tabellen zusammen kopiert und letztendlich in Nevaris Finance eingegeben. Mit 123erfasst wird die Zeit nun einmal erfasst, geprüft und direkt an die Lohnbuchhaltung oder das Controlling weitergeleitet. Dies hat die Fehlerquelle minimiert und den manuellen Aufwand erheblich reduziert. Früher wurden die Löhne mit bis zu 20 Tagen Zeitverzug auf die entsprechenden Projektkostenstellen verbucht, heute hat sich dieser Zeitraum mindestens halbiert.
Verschiedene Zeitmodelle und Betriebsvereinbarungen abbilden
Die Hering Gruppe hat verschiedene Unternehmensbereiche vom Fertigteilwerk bis zum Bahnbau. Verschiedene Arbeitszeitmodelle und Betriebsvereinbarungen sollten in 123erfasst abgebildet werden. Hinzu kommen diverse Vereinbarungen – manchmal mehrere pro Gesellschaft – für die Wegstreckenentschädigung. „Das ist geschafft. Wenn jetzt neue Mitarbeitende dazukommen, sind sie nach wenigen Minuten im System“, berichtet Christian Winkler.
Effiziente Nutzung durch alle Mitarbeitende
Die Zeiterfassung erfolgt über verschiedene Geräte:
– Terminals in Fertigteilwerken
– Desktop-Computer im Büro
– Smartphones für gewerbliche Mitarbeiter
Besonders beeindruckend ist die schnelle Akzeptanz der neuen Technologie. „Wir haben unsere Service-Techniker in einer Stunde geschult, und sie begannen sofort, erste Zeiten zu erfassen – vollkommen intuitiv“, berichtet Nörtershäuser. Mittlerweile erfassen bereits 350 der 680 Mitarbeitenden ihre Zeiten in 123erfasst und es werden stetig mehr.
Zusammenarbeit und Unterstützung
Die Einführung wurde durch einen festen Berater von 123erfasst unterstützt. „Die Unterstützung war hervorragend. Unsere Fragen wurden immer schnell beantwortet“, betont Nörtershäuser.
Ausblick: 123erfasst künftig auch Partner für Maschinenverwaltung
Die Hering Gruppe plant, künftig weitere Funktionen von 123erfasst zu nutzen. Dazu gehören die projektbezogene Ortung (GPS/Bluetooth) von Maschinen und langfristig die automatische Geräte-Verrechnung direkt von der Baustelle. Ebenso wird die Baustellendokumentation (Berichte/Fotos) qualitativ verbessert und transparenter für alle Projektbeteiligten. In Kürze starten die Pilotprojekte zum Mängel- und Nachtragsmanagement (Ticketsystem). Christian Winkler bestätigt: „Wir sind mit der Zeiterfassung gestartet, aber 123erfasst hat auch für andere Anwendungsgebiete starke Lösungen. Wir werden definitiv noch mehr über 123 abwickeln.“
Fazit
Die Einführung von 123erfasst bei der Hering Gruppe zeigt eindrucksvoll, wie digitale Lösungen die Effizienz und Qualität in Unternehmen steigern können. Mit einer schrittweisen Einführung, einer intensiven Schulung der Mitarbeitenden und einer hervorragenden Zusammenarbeit mit dem Anbieter, hat die Hering Gruppe eine erfolgreiche Digitalisierung ihrer Zeiterfassung erreicht und plant, diese Erfolgsstory mit weiteren Funktionen fortzusetzen. „Endlich kommen wir Zettel- und Excelfrei durch die Zeiterfassung“ freut sich Christian Winkler.
