Der Chef 2.0

Die Generierung von Wettbewerbsvorteilen in Unternehmen wird heute vor allem durch den Umgang mit Ideen und Wissen erreicht. Nur Unternehmen mit „Mitdenkern“ werden sich in Zukunft den notwendigen Vorsprung in der jeweiligen Branche verschaffen können. Der Arbeitsplatz von Managern spielt dabei eine entscheidende Rolle. Er kann unter anderem als sogenannter ‚Wissensarbeitsplatz’ bezeichnet werden. Wissensarbeit, also das Erwerben, Erzeugen, Bündeln und Anwenden von Wissen, braucht eine Innovationskultur und Rahmenbedingungen, in denen Kreativität gedeihen kann. In vielen Fällen wird das Potential, das im direkten Arbeitsumfeld steckt, nicht ausgeschöpft bzw. gar nicht erkannt.

Forschungsarbeit

Eine Forschungsarbeit unter dem Titel „Produktivität im Management“, die vom Innovation Service Network (ISN, Dr. Reinhard Willfort) initiiert und gemeinsam mit dem Institut für Baubetrieb und Bauwirtschaft der TU Graz (Prof. Dr. Christian Hofstadler, Mario Jackisch, BSc) durchgeführt wurde, hat die Einflüsse auf die dispositiven Produktionsfaktoren systematisch dargestellt und deren Verknüpfungen aufgezeigt. Das Endergebnis der Studie sind Empfehlungen zur Steigerung der Produktivität im Management.

Im Rahmen dieser Studie wurden 22 Expertenbefragungen und eine Online-Umfrage mit 87 Teilnehmern in Österreich durchgeführt. Bereits die Beantwortung der Interviewfragen hat so manche Anstöße zur Verbesserung der persönlichen Arbeitssituation hervorgebracht.

Was ist Wissensarbeit?

Ein ‚Wissensarbeiter’ sieht sich häufig unklaren und unvollständig formulierten Aufgabenstellungen gegenüber. Einen Lösungsweg zu finden, erfordert die Fähigkeit vorhandenes Wissen flexibel einzusetzen. Dabei muss Wissen zunehmend auch neu entwickelt werden oder mit neuen Ideen verknüpft werden. Vor allem das Unterbewusstsein, das an keine Arbeitszeiten gebunden ist, leistet durch Inkubation und Inspiration dafür wesentliche Dienste.

Wissensarbeit definiert sich durch das Entwickeln neuer Ideen und dem Auseinandersetzen mit neuen Aufgaben. Dementsprechend geringer wird der Anteil an Routineabläufen. 87 % der Teilnehmer an der Online-Umfrage bestätigen, dass sich ihr  Tätigkeitsbereich durch hohe Veränderungsgeschwindigkeit und entsprechenden Lernbedarf auszeichnet. 76 % nehmen sich auch regelmäßig für die eigene Weiterbildung Zeit.

Ein Ergebnis der Umfragen ist, dass über 20 % der Befragten mit ihrem persönlichen Informations- und Wissensmanagement weniger bzw. nicht zufrieden sind.

Für 87 % zeichnet sich der Tätigkeitsbereich von Wissensarbeitern durch hohe Veränderungsgeschwindigkeit und entsprechenden Lernbedarf aus. Für die eigene Weiterbildung nehmen sich 76 % regelmäßig Zeit. Fortbildungen und Schulungen, die bei knapp der Hälfte der Unternehmungen angeboten werden, nimmt der Wissensarbeiter genauso an, wie Ausbildungsprogramme, die auf den Einzelnen abgestimmt sind, was in 19 % der Unternehmungen Bestandteil der Unternehmenskultur ist. Das Lernen passiert natürlich auch in der Freizeit, was 22 % bestätigten.

Für die Informationsbeschaffung wird das Internet am häufigsten benutzt. (Fach-) Zeitschriften, Bücher und Mitarbeiter/Innen sowie der Bekannten- und Freundeskreis wird ebenso zu Rate gezogen. Wissen ist das Kapital eines Wissensarbeiters. Nicht selten werden ganze Wissens-Netzwerke aufgebaut. Auch neue Technologien wie beispielsweise Social Networks bieten sich hierfür an, werden aber von vielen (noch) nicht genutzt.

Einfluss der Stellung in der Unternehmung

Als wesentlicher Einfluss auf viele Bereiche zum Thema Produktivität im Management stellte sich die Stellung in der Unternehmung heraus. Das vorhandene Büromodell steht in direktem Zusammenhang mit der Position in der Unternehmung. Es ist ersichtlich, dass Personen in leitenden Positionen (66 % der Befragten) eher in Einzelbüros, und Mehrpersonenbüros arbeiten. Daraus resultieren wiederum viele Vorteile im Hinblick auf die Möglichkeit ungestörter arbeiten zu können. Ein Drittel der Befragten sehen den eigenen Arbeitsplatz als Ort für gute kreative Arbeit.

Unabhängig von ihrer derzeitigen Arbeitssituation fühlen sich mehr als die Hälfte der Befragten im Beisein Dritter in ihrer Leistungsfähigkeit gestört. Eine dieser Störungen ist der Lärm, der durch die Mitarbeiter zwangsläufig entsteht. 35 % der Befragten fühlen sich derzeit an ihrem Arbeitsplatz durch Lärm gestört. Personen, die in einem Einzelbüro arbeiten können haben hier wieder den Vorteil, dass die Störungen durch Lärm geringer sind als beispielsweise in einem Gruppenbüro.

Mit der Größe des Arbeitsplatzes, der Situierung im Gebäude und der Einrichtung des Arbeitsplatzes (Arbeitstisch, Bürosessel, Schränke, Beleuchtung, IT-Infrastruktur) sind jeweils über 80 % der Befragten zufrieden. 19 % würden eine Steigerung ihrer Arbeitsproduktivität durch eine Neugestaltung des Arbeitsplatzes erwarten. In Bezug auf die Privatsphäre am Arbeitsplatz signalisierten nur mehr 55% Zufriedenheit, 22 % sind bereits weniger zufrieden und 23 % äußerten sogar Unzufriedenheit. Auch hier lässt sich wieder ein Zusammenhang zwischen der Zufriedenheit mit der Privatsphäre und der Stellung in der Unternehmung nachweisen. Wie bereits erwähnt haben Personen in höheren Positionen eher ein Einzelbüro inne.

Möglichkeiten um die Arbeitsproduktivität zu steigern

Das Ergebnis der Studie zeigt, dass von
65 % der Befragten eine Entlastung bei Verwaltungsaufgaben gefordert wird, um eine Steigerung der eigenen Arbeitsproduktivität erreichen zu können. Das Abarbeiten der E-Mail-Flut, unnötige Telefonate, Abstimmungen mit Mitarbeitern und Kunden, zu viele Besprechungen, die zu wenige sinnvolle Ergebnisse bringen, und viele weitere Unterbrechungen hindern den Manager daran, konzentriert seinen Aufgaben nachzukommen. Deshalb wünschen sich 49 % der Befragten kompetentere Mitarbeiter, um mehr Aufgaben delegieren zu können. Dadurch würden mehr Zeitreserven für die eigenen Aufgaben geschaffen werden. Aber auch die Hemmschwelle, „Nein“ zu sagen, muss abgebaut werden. Wissensarbeiter arbeiten häufig an zu vielen Projekten gleichzeitig. Tipps sind beispielsweise: „Konzentration auf wenige Dinge“, „Abarbeiten der Tasks nach Dringlichkeit und Wichtigkeit“, „delegieren, wo es geht“ „E-Mails nicht laufend abrufen“, „keine Ablenkungen bei konzentrierter Arbeit zulassen“. Für Letzteres ist es förderlich, das Telefon auszuschalten oder die Anrufe an das Office umzuleiten. Eine Abstimmung mit Vorgesetzten und Mitarbeiter darüber, dass man bei kreativer Arbeit nicht gestört werden will, kann auch helfen.

Außerdem sind unklare Vorgaben aus der Führungsebene hinderlich, knapp 40 % der Umfrageteilnehmer sieht sich damit konfrontiert. In diesem Zusammenhang steht auch die Forderung nach einer offeneren Kommunikation in der Unternehmung.

Möglichkeiten, die speziell die kreative Arbeit fördern

Ein essentielles Kriterium, um kreative Arbeit verrichten zu können, ist die Möglichkeit, seine Arbeit ohne Unterbrechungen, in einem angemessenen Zeitrahmen und in Ruhe ausführen zu können.

Um konzentriert arbeiten zu können, sind Störungen möglichst zu vermeiden. Wie die nachfolgende Grafik darstellt, fühlen sich zahlreiche Befragte häufig gestört.

Zu den Störungen beim konzentrierten Arbeiten zählt das Lesen, Löschen und Beantworten von E-Mails. Der Frage, ob das Bearbeiten neuer E-Mails viel wertvolle Zeit in Anspruch nimmt, stimmen 42 % zu, 20% stimmen eher zu, 28 % stimmen weniger zu und lediglich 10 % stimmen dem nicht zu.

78 % der Umfrageteilnehmer rufen die E-Mails laufend ab. 47 % davon nicht nur am eigenen Arbeitsplatz, sondern auch unterwegs mittels Smartphone oder Blackberry. Durch das ständige Abarbeiten des Posteingangs wird die Arbeit unterbrochen und die Konzentration geht verloren. Besser wäre es, die E-Mails nur zu festgelegten Zeiten abzurufen und nur zwei- bis dreimal pro Tag. Ist man allerdings auf den E-Mail Verkehr angewiesen, beispielsweise im Kundensupport, wird das nicht möglich sein.

Bei der Expertenbefragung stellte sich auch heraus, dass das Ständig am Telefon- erreichbar-Sein ein Grund für Ablenkung sein kann. 44 % der Befragten sind immer erreichbar, sogar in der Freizeit. Hier sollten die Möglichkeiten genutzt werden, bei kreativer Arbeit und bei Besprechungen das Telefon abzuschalten oder die Anrufe an das Office umzuleiten. Eine Abstimmung mit Vorgesetzten und Mitarbeiter darüber, dass man bei kreativer Arbeit nicht gestört werden will, kann auch helfen. 38 % der Umfrageteilnehmer sehen die Einführung von Kreativräumen in der Unternehmung als zielführend. Damit meinen sie einen Raum, der sich von dem sonstigen Office-Style unterscheidet, der möglichst flexibel gestaltet werden kann, Gemütlichkeit und genügend Platz bietet, in dem sie ungestört sind und wo sie genügend Tools wie Pinnwände, Flipcharts, Spielzeug, Literatur usw. vorfinden.

Weitere Verbesserungsvorschläge sind die Möglichkeit zur Unterbrechung der Arbeit für sportliche Betätigungen (30 %) mit entsprechender Ausstattung in den Unternehmungen (Trainingsraum, Duschmöglichkeit), eine Neugestaltung des Arbeitsplatzes (21 %) und freie Zeiteinteilung (19 %), um die Arbeit den persönlichen kreativen Zeiten anpassen zu können.

Wissensarbeit und Arbeitszeit

Die Mehrheit der Befragten arbeitet im Durchschnitt 50 Stunden pro Woche für die Unternehmung. In leitenden Positionen können es aber durchaus auch bis zu 70 Stunden pro Woche sein. Zusätzlich arbeitet ein Viertel der Befragten bereits häufig in der Freizeit für ihre Unternehmung, bei über 40 % ist das manchmal der Fall. Für ein Drittel ist der Grund dafür, dass die Arbeit in der Freizeit ungestörter und konzentrierter möglich ist. 28 % haben angegeben, dass Arbeit und Freizeit zunehmend verschwimmt, dies aber nicht als störend empfunden wird. Eine Aussage, die sehr
typisch für die Charakteristik eines Wissensarbeiters ist. Unternehmungen sind gefordert neue Arbeitszeitmodelle für Wissensarbeiter anzubieten. Der Wissensarbeiter ist auch sehr am Unternehmenserfolg interessiert.

Kleidungsvorschriften

Bei dieser Studie stellt auch der Einfluss von Kleidung auf die Arbeitsproduktivität einen zentralen Aspekt dar. Im Management gehört es zum „guten Ton“ förmlich gekleidet zu sein. Das trifft umso mehr zu, je eher man mit Kunden in Kontakt kommt. Zwar konnte zwischen der Häufigkeit mit Kundenkontakt und dem Tragen förmlicher Kleidung kein Zusammenhang nachgewiesen werden, allerdings stimmen mehr als die Hälfte der Befragten der Aussage zu, dass das Tragen von förmlicher Kleidung sehr wohl vom Kunden erwartet wird. Dementsprechend kleiden sich 53 Personen förmlich, wenn Termine mit Kunden und Besprechungen anstehen. 17 Befragte tragen generell förmliche Kleidung bei ihrer Arbeit, weitere 17 Personen sind nicht förmlich gekleidet. Schriftlich festgelegte Kleidungsvorschriften gab es nur bei zwei Befragten, indirekt kommuniziert wird eine Kleiderordnung aber bei stolzen vierzehn Personen.

Die Mehrheit der Befragten sieht keinen Einfluss der Kleidung auf die Leistungsfähigkeit. 16 % würden einem Einfluss in der Leistungsfähigkeit aufgrund der Kleidung zustimmen, 14 % sehen einen geringen Einfluss. Ein sehr heterogenes Ergebnis zeigte die Auswertung der Frage, ob die Befragten bei der Arbeit gerne bequemere Kleidung tragen würden. (32 % stimmen zu, 14 % stimmen eher zu, 20 % stimmen weniger zu und 34 % stimmen nicht zu.)

Bei der Frage nach den Möglichkeiten, die persönliche Arbeitsproduktivität zu steigern, wählten nur 8 Personen die Antwortmöglichkeit „bequemere Kleidung“. Die Kleidung hat also zwar einen gewissen Einfluss auf das Wohlbefinden, allerdings wird ihr weniger Potential für mehr Leistungsfähigkeit zugesprochen.

Aussicht

Die Befragung der Experten hat ergeben, dass die Mehrheit eine Steigerung ihrer
Arbeitsproduktivität bis zu 20 Prozent erwarten würden. Viele Teilnehmer der Online-Umfrage halten sogar eine Leistungssteigerung bis zu 30 Prozent für möglich.