Unternehmensplanung am Bau!

Das Bauunternehmen Gebrüder Vollmer GmbH & Co. KG ist das älteste familiengeführte Bauunternehmen Duisburgs. Ursprünglich 1896 als reine Hochbaufirma gegründet, kam in den Fünfzigerjahren der Feuerfestbau hinzu. Als der Umsatz Anfang 2000 im Hochbau zurückging, versuchte das Unternehmen dies durch den Aufbau einer Schlüsselfertig-Abteilung sowie mit Renovierungsarbeiten abzufedern. Im Bereich der Renovierungsarbeiten gelang das auch ganz gut. Im SF-Bau ging das Vorhaben allerdings schief. Die wirtschaftliche Situation des Unternehmens verschärfte sich, so dass man sich dazu entschloss die Unternehmensstrategie zu überprüfen. Klar war, dass man dies nicht alleine leisten konnte, sondern externen Rat benötigte. Als Partner holte man sich das Betriebswirtschaftliche Institut der Bauindustrie (BWI-Bau) an die Seite, ein anbieterunabhängiges Dienstleistungsunternehmen, das auf entsprechende Beratungsleistungen spezialisiert ist. Das Ergebnis der Bestandsaufnahme: Die Preise im Hochbau waren nicht mehr kostendeckend bei gleichzeitig viel zu hohen Verwaltungskosten.

Rollierende Unternehmensplanung zur Zukunftssicherung

Es galt sich gleichzeitig auf die Kernkompetenzen zu konzentrieren, die Verwaltungskosten zu reduzieren und das Berichtswesen zu optimieren, um mehr Transparenz zu schaffen. Die Maßnahmen: Die Sparten SF-Bau und Neubau wurden geschlossen und die kaufmännischen Verwaltungsarbeiten ausgelagert. Zur Zukunftssicherung wurde zudem eine schlüssige Unternehmensplanung mit einem monatlichen Berichtswesen aufgebaut, das neben dem klassischen Plan-Ist-Vergleich auch eine stets aktuelle Prognose zum Geschäftsjahresende ermöglicht. Diese Prognose spielt aufgrund des Projektgeschäftes eine besonders wichtige Rolle. Jedes Bauprojekt ist mit Unsicherheiten behaftet, die sich nur schwer vorhersehen lassen. Abweichungen von der ursprünglichen Planung sind deshalb eher die Regel als die Ausnahme. Umso wichtiger ist es die Planungen in regelmäßigen Abständen zu überprüfen. Dies geschieht mit Hilfe der Prognose, basierend auf einer unterjährigen Aktualisierung der Plan-Daten. Die Prognose ist damit nichts anderes als eine Planung mit neueren Erkenntnissen zum jeweiligen Zeitpunkt.

Blitzstart durch Outsourcing

BRZ wurde mit der Aufgabe betraut das Rechnungswesen der Gebrüder Vollmer GmbH zu übernehmen und im Rahmen eines Outsourcings-Auftrages auch das Berichtswesen zu garantieren. Nach gründlicher Analyse konnte der Datenbestand der Gebrüder Vollmer GmbH innerhalb eines Arbeitstages bei BRZ-Outsourcing integriert und die laufenden Geschäftsvorfälle weiterverarbeitet werden. Um auch eine stets aktuelle Prognose zum Geschäftsjahresende zu ermöglichen, entwickelte BRZ nach den Vorgaben des BWI-Bau eine ins Produktiv-System integrierte Unternehmensplanung: Alle Daten werden in einem System vorgehalten, so dass die Planung auf den Strukturen und bestehenden Daten der Finanzbuchhaltung sowie der Kosten- und Leistungsrechnung aufbauen kann. Neue Erkenntnisse können dabei als Planvariante einfließen, um stets aktuelle Prognosen zu ermöglichen. Auswirkungen von Abweichungen in den einzelnen Geschäftsbereichen auf das Gesamtunternehmen hinsichtlich Ergebnis und Liquidität werden transparent.

Reporting mit Ist-, Plan-

und Prognose-Daten

Transparent und nachvollziehbar zieht sich nun ein roter Faden durch das Berichtswesen: von den operativen Spartenergebnissen, über die allgemeinen Geschäftskosten und den neutralen Bereich bis hin zum externen Rechnungswesen in Form einer Gewinn- und Verlustrechnung sowie einer Liquiditätsübersicht im Monatsvergleich.

Unternehmensplanungen

in der Bauwirtschaft nur wenig verbreitet

„Wir haben früher auch gedacht, ohne Planung unseren Betrieb führen zu können. Der Umsatz war immer auf einem guten Niveau – wozu also planen?“ So wie Thomas Möller äußern sich viele Bauunternehmen, wenn Sie zur Notwendigkeit einer Unternehmensplanung gefragt werden. Unternehmensplanungen werden als ungenau, kompliziert und wenig flexibel angesehen. So sei die Jahresplanung nach einer langwierigen Erstellungsphase bei ihrer Verabschiedung bereits veraltet. Ein weiteres großes Problem: Planaktualisierungen. Der Zeitaufwand, um die Planwerte kontinuierlich den aktuellen Gegebenheiten anzupassen, sei zu hoch. In einer internationalen Studie von Cartesis zum Thema Unternehmensplanung berichteten 61 % der Unternehmen, ihre Finanzplanung nur halbjährlich oder seltener zu aktualisieren. Oft sind die Prognosen auch unpräzise. Jedes zweite Unternehmen beklagte bis zu 10 % Ungenauigkeit beim Finanz-Forecast. Das liegt vor allem daran, dass Plan- und Ist-Daten in unterschiedlichen Systemen vorliegen und Ist-Zahlen nur mit größtem Aufwand in die Planungen einbezogen werden können. Auch Prof. Dr. Oepen, geschäftsführender Institutsleiter des BWI-Bau kennt das Problem: „Wir erleben immer wieder, dass Unternehmen über keine oder nur eine unzureichende Planung verfügen. Wenn sie sich dann im Rahmen der anstehenden Restrukturierung an uns wenden, ist es oft schon fast zu spät. Spätestens jetzt verlangen die Kreditgeber die Vorlage detaillierter Planungen. Ohne die Erstellung nachvollziehbarer Planungen werden Kreditlinien gekürzt, im Zweifelsfall sogar vollständig zurückgefahren.“ Doch mit der Erstellung von Unternehmensplanungen erst zu diesem Zeitpunkt zu starten, ist seiner Meinung nach schwierig. Viel sinnvoller sei es, erst gar nicht in diese Situation zu kommen.

Unternehmensplanungen im Bauunternehmen sind praktikabel und notwendig

Die Erfahrungen der Gebrüder Vollmer GmbH zeigen, dass eine Unternehmensplanung weder umständlich und ungenau noch kompliziert sein muss. Auch das häufig aufgeführte Argument, dass eine Planung nicht möglich sei, ist wenig stichhaltig. Damit Unternehmen stets aktuelle Informationen über die Zukunft erhalten und sich darauf verlassen können, dass die Prognose genau ist, ist eine Automatisierung in Form einer rollierenden Planung nötig. Hierfür muss sichergestellt sein, dass Plan- und Ist-Daten in einem System vorliegen. Bisher wurde im Controlling im Regelfall überwiegend über die Vergangenheit berichtet und das Geschehene analysiert. Durch die integrierte und unterjährig rollierende Unternehmensplanung rückt nun erstmalig, regelmäßig und strukturiert auf allen Unternehmensebenen die zukünftige Entwicklung in dem Mittelpunkt der Berichte und Analysen.

Fazit

Nicht nur aufgrund der steigenden Anforderungen aus dem Kreditrating, sondern auch aus ureigenem, strategischen Interesse dürfen sich Bauunternehmen der Notwendigkeit einer Unternehmensplanung nicht länger verschließen. Denn erst damit werden die strategischen Ziele in Zahlen hinterlegt und in regelmäßigen Abständen überprüft. Thomas Möller sieht das heute ganz genauso. „Ob das Unternehmen auf dem richtigen Weg ist, kann ich nur erkennen, wenn ich mir Ziele setze und das Geplante immer wieder überprüfe. So werden beispielsweise Veränderungen im Finanzbedarf sehr schnell deutlich. Und das bereitet mir persönlich einen deutlich besseren Schlaf.“

Nadine Haid,

BRZ Deutschland,

[www.brz.eu/de]

Weitere Informationen auch online im Einkaufsführer Bau:

www.einkaufsführer-bau.de/29797.