Die Kunst des Informationsmanagement
Die Menge an Informationen, die bei Bauprojekten anfallen, steigt stetig. Ein gut organisiertes Projektinformations-Management (PIM) gewinnt aufgrund dieser großen Datenmengen an Bedeutung.
Notwendigkeit eines Informationsmanagement
Um diese Flut an Projektinformationen managen, erfassen und strukturieren zu können, braucht es effektive Werkzeuge und Methoden. Dazu kommt, dass die Informationen aus der Entwurfsphase in die Bauphase und anschließend in den Betrieb überführt werden müssen. Dabei werden jeweils unterschiedliche Informationstiefen, aber auch teilweise unterschiedliche Informationen benötigt. Diese Informationen müssen erfasst und katalogisiert werden, wenn sie im Lebenszyklus eines Gebäudes von Nutzen sein sollen.
Eine Aufgabe mit vielen Herausforderungen
Grundlegende Tätigkeiten wie das Strukturieren, Finden, Erfassen, Teilen, Überwachen und Wiederverwenden von technischen und anderweitigen Projektinformationen kosten viel Zeit und Aufwand. Weil Mitarbeiter und Prozesse auf die Informationen angewiesen sind, ist ein effektives Projektmanagement eine unverzichtbare Voraussetzung für geschäftlichen Erfolg.
Die Last des Informationsmanagements wird allerdings immer mehr dem einzelnen Mitarbeiter aufgebürdet. Dies führt zu ernstzunehmenden Problemen wie Überlastung, stockendem Informationsfluss („Stovepiping“), ungeklärter Zuständigkeit, mangelnder Transparenz, dem Verschwinden von Unternehmenswissen, längeren Einarbeitungszeiten, der späten Erkennung von Projektproblemen durch das Management und einem höheren Risikopotential infolge mangelnder Prozesskontrolle.
Risiken und Kosten verringern
Die für das Informationsmanagement aufgewendete Zeit kann weder für Entwicklung noch für Kollaboration oder Planung genutzt werden. Je weniger diese Aufgabe folglich gemanagt wird, je höher ist der Zeit- und Kostenaufwand. Hinzu kommt, dass das Projektinformationsmanagement klare Prozessabläufe erfordert und diese genau eingehalten werden sollten.
Aber selbst wenn Prozesse im Projekt klar definiert sind, kommt es im Laufe der Zeit immer wieder zu Abweichungen vom Idealprozess durch persönliche Eigenarten der einzelnen Projektmitglieder. Daraus entstehen Unterschiede bei Dateiablage, Benennung und Versionskontrolle. Das bringt den Informationsfluss zum Stocken. Der stockende Informationsfluss wirkt wie eine künstliche Trennmauer zwischen zentralen Projektbeteiligten und den Prozessen, die diese für eine effektive Arbeit benötigen.
Kontrollverlust
Wenn Projektinformationen schlecht gemanagt werden, kann dies zu unklaren Zuständigkeiten und mangelnder Transparenz führen. Es erschwert die Verfolgung von Prüfpfaden, übertragenen/eingereichten Dokumenten und Informationsanfragen (RFIs). Die Prozesskontrolle sinkt, das Risikopotential steigt und das Management verliert die Übersicht und damit auch die Steuerungsmöglichkeit über das Projekt.
„Minimaler Aufwand“ und „Drag-and-Drop-Fähigkeit“ sind zwei Begriffe, die von Ingenieuren, Architekten und Projektleitern häufig genannt werden, wenn sie ihre Erwartungen an ein effizientes Informationsmanagement formulieren sollen. Ganz oben auf der Wunschliste steht zudem die Nutzung der im Unternehmen vorhandenen IT-Umgebung. Systeme, die eine Vielzahl verschiedener Geräte für Informationseingabe und -zugriff unterstützen und dabei alle Projektdateien einschließlich E-Mails und E-Mail-Anhängen indexieren, erfüllen diese Anforderungen und Erwartungen. Im Idealfall können Anwender weiterhin so arbeiten, wie sie es gewohnt sind.
Software als effektives Hilfsmittel
Architekten, Ingenieure, Bautechniker und Eigentümer müssen miteinander vernetzt sein, damit das Projekt erfolgreich ist. Es ist aber essentiell, dass Informationsmanagement-Systeme den Umgang mit Informationen einfacher machen und keinen zusätzlichen Arbeitsaufwand verursachen.
Beim Dokumentenmanagement geht es zunächst einmal um die Speicherung strukturierter Daten – eine Aufgabe, die viele existierende Systeme zuverlässig erfüllen. Allerdings belasten viele Systeme den Benutzer bei der Erfassung von Änderungen mit umständlichen Ein- und Auscheckverfahren. Außerdem ist die Suche generell nur so gut wie die Metadaten, die bei der Hinterlegung der Dokumente definiert wurden. Das wahre Problem besteht jedoch im Verwalten und gemeinsamen Nutzen von dynamisch geänderten Ad-hoc-Informationen, wie sie täglich unzählige Male in E-Mails und freigegebenen Dokumenten ausgetauscht werden. Schließlich gehört die allgegenwärtige Nutzung von mobilen Geräten zum Alltag einer technologieorientierten Branche.
Angesichts dieser Situation benötigen die Unternehmen ein Lösungspaket für das reibungslose und intuitive Informationsmanagement, kurz: ein webbasiertes, smartes Onlinesystem für die effektive Verwaltung von Projektinformationen.
Projektinformations-Management (PIM)
Mit Lösungen von Newforma lassen sich aktuelle Projektinformationen jederzeit und auf jedem Gerät effizient abrufen. Durch die Tiefenindexierung aller relevanten Dateien dauern Suchvorgänge nur noch wenige Sekunden, ohne dass die Nutzer dafür Metadaten eingeben müssen. Newforma ermöglicht die Suche in mehr als 200 gängigen Dateiformaten einschließlich E-Mails und Anhängen und durchsucht auch BIM-Objekteigenschaften von DWG- und DWF-Dateien, die aus Autodesk-„Revit“ exportiert wurden. Redundante bzw. doppelt vorhandene Dateien werden aus dem Netzwerk entfernt, so dass eine zuverlässige Versionskontrolle gewährleistet ist. Newforma findet und archiviert Projektinformationen selbst dann auf einem Server, wenn das Projekt bereits seit Jahren läuft.
Kein BIM ohne PIM
Speziell beim Thema BIM kann das volle Potenzial der Methodik nur dann ausgeschöpft werden, wenn die digitale Kette nicht unterbrechen wird. Der Output aus BIM muss durchgängig digital zur Verfügung gestellt und für Bearbeitungen zugänglich gemacht werden. Die 3D-Modelle fließen direkt in ein Dokumentenkontrollzentrum und dort weiter in eine Planungsapplikation, um auf der Baustelle direkt mit Anmerkungen und Aufgabenverteilungen versehen werden zu können - ohne Medienbruch, ohne Einsatz von Papier.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Eine komplett digitalisierte Informationskette leistet einen wichtigen Beitrag zu mehr Auditing-Qualität. Die Lösungen von Newforma für das Projektinformations-Management sorgen für klare Zuständigkeiten, mehr Transparenz und exakt nachvollziehbare Prüfpfade. Sie bewahren das Projektwissen, lassen neue Teammitglieder schneller produktiv werden und geben dem Management mehr Einblicke in potentielle Projektprobleme.
Newforma auf der BAU 2017: Halle C3 / Stand 106
