Dispo Tool
Baumaschinen-Disposition 4.0
Zeppelin entwickelt Dispo-Tool für einfachere,
schnellere und effizientere Service-Abwicklung
für Kunden und Servicemitarbeiter
Zeppelin hat das papierlose Büro bei der Disposition von Servicetechnikern auf den Weg gebracht. Entwickelt wurden ein Dispotool samt interner Android-App für Smartphones, welches Vorteile in der Abwicklung generiert - für Kunden und für Servicemitarbeiter im Außen- und Innendienst.
Die Situation vorher
Meldete früher ein Kunde per Telefon ein Problem mit seiner Baumaschine beim Disponenten in einer der bundesweit 35 Zeppelin Niederlassungen, machte sich dieser erst mehrere Notizen per Hand, um den Auftrag erstmals zu erfassen. Dann plante er den Einsatz des Servicetechnikers.
Bis ein Auftrag erstellt wurde, fielen etliche Telefonate an, um den Mitarbeiter und Kunden zu kontaktieren, was zu einem erhöhten Zeitaufwand führte. Hatte der Servicetechniker seine Arbeit an der Baumaschine abgeschlossen, musste er nicht nur seine durchgeführten Maßnahmen in einem Montagebericht handschriftlich niederschreiben, sondern seine Tätigkeit darüber hinaus in einem Wochenbericht von Hand dokumentieren. Erst dann konnte die Rechnung erstellt werden.
Die Situation heute
Über das neue Dispotool wird den Disponenten der aktuelle Arbeitsstatus der Servicetechniker angezeigt, sodass sie deren Einsatz exakter als früher planen können. Integriert wurde eine Landkartenübersicht mit den jeweiligen Einsatzorten. Darüber hinaus musste eine Navigationsmöglichkeit für die Servicetechniker gegeben sein, die ihnen die Adresse und über Geodaten das Ziel, sprich den Ort der Baumaschine anzeigt. Eine weitere Funktion: Über die App können Servicetechniker direkt ihr Verbrauchsmaterial wie Fett und Öl sowie Kleinteile wie Dichtringe nachbestellen.
Sobald der Kunde den Disponenten kontaktiert hat, wird ein neuer Prozess in Gang gesetzt, der in der gesamten Abwicklung nur wenige Minuten in Anspruch nimmt und eine schnelle Kommunikation gewährleistet. Nach Prüfung der Kundendaten wird ein Ticket freigeschaltet, um den Auftrag zuordnen zu können. Der Auftrag wird umgehend im System in Form eines digitalen Notizzettels erfasst.
Dann kontaktiert der Disponent den Servicetechniker über sein Smartphone. Der Kunde bekommt eine telefonische Rückmeldung, dass entsprechende Maßnahmen in die Wege geleitet wurden. Der Disponent ist stets im Bilde über den Status und Fortschritt der Arbeiten. Hat der Zeppelin Servicemitarbeiter die Arbeiten an der Baumaschine vollständig abgewickelt, muss dies der Kunde mit seiner Unterschrift auf dem Touchpad das Smartphones bestätigen.
Mittlerweile wird mithilfe des Dispotools ein Montagebericht über eine APP generiert und automatisch an den Innendienst der jeweiligen Niederlassung geschickt. Falls gewünscht, erhält der Kunden den Montagebericht - früher war es der Durchschlag - ebenfalls per E-Mail. Sobald der Montagebericht in der Niederlassung eingeht, gilt der Auftrag als abgeschlossen. Daran schließt sich unmittelbar das automatische Versenden der Rechnung an. Auch andere Dokumente wie Übergabeprotokolle, Inspektionsberichte oder UVV-Berichte werden digital erfasst. Früher musste alles mühsam eingescannt werden, was zeitaufwendig war und Papierstapel produzierte. Das ist seit der Einführung des Dispotools komplett vom Tisch.
Mehr als 230 000 Montageberichte konnten bislang verarbeitet werden. Pro Bericht wurden zuvor vier Durchschläge archiviert, was nun wegfällt. Umgelegt auf die Papiermenge entspricht das rund 280 Kilometer Papier – also knapp der Wegstrecke von München nach Würzburg, die damit gepflastert werden könnte – auch das ein positiver Nebeneffekt des Dispotools.
