Mehr Effizienz in Infrastrukturprojekten

Infrastrukturprojekte erfolgreich zu managen heißt vor allem verschiedenste Interessen zu berücksichtigen. So zählen zu den Projektbeteiligten neben dem Bauherrn und Bauherrnvertreter, Behörden, Prüfingenieure und andere Spezialisten, die Bauausführung sowie der Betreiber und zahlreiche weitere Dienstleister. Kommunale oder nationale sowie rechtliche und politische Belange haben ebenso ihren Einfluss wie die Anliegen von Umweltorganisationen oder Anrainern. Darüber hinaus stehen Infrastrukturprojekte häufig im Fokus der öffentlichen Aufmerksamkeit. Heutzutage sind Infrastrukturprojekte zunehmend international organisiert, was zusätzliche Anforderungen an die Projektbeteiligten stellt. Ein multinationales Projektteam arbeitet von verschiedenen Standorten aus zusammen und jeder Einzelne bringt seine Arbeitsweise ein. In einem Projekt mit vielen Beteiligten und langer Laufzeit entsteht zudem eine fast unüberschaubare Anzahl an Plänen und Dokumenten wie der Schriftverkehr, Verträge oder Gutachten. Und nicht zuletzt müssen sich die Manager solcher komplexen Projekte kontinuierlich mit der Eindämmung von Risiken beschäftigen, die durch eine ineffektive Kommunikation und aufgrund fehlender, veralterter oder falscher Informationen entstehen.

Internetbasierte Plattformen unterstützen Kernaufgaben ....

Eine Lösung, um diese Herausforderungen besser zu bewältigen, kann der Einsatz einer internetbasierten Projektplattform sein. Projektplattformen können zentrale Aufgaben wie das Informations- und Risikomanagement sowie die Projektsteuerung unterstützen. Entscheidend bei Infrastrukturprojekten – wie bei allen Bauprojekten – ist, dass die Verantwortlichen zur richtigen Zeit die richtige Information zur Hand haben. Ebenso muss eine zuverlässige Dokumentation des Informationsflusses erfolgen, denn jede Entscheidung muss später lückenlos belegt werden können.
Wie wichtig ein effizientes Projekt- und Risikomanagement beispielsweise für ein PPP-Projekt sein kann, bestätigt auch Oliver Kleebach, technischer Bereichsleiter im Unternehmensbereich Infrastructure Development der Strabag AG. „Im Falle der Autobahn M6/M60 in Ungarn besteht für uns als verantwortlicher Generalübernehmer unsere maßgebliche Aufgabe darin, dieses Projekt termingerecht und in hoher Qualität zu liefern.“ Strabag entschied sich, die internetbasierte Projektplattform think project! einzusetzen. Mehr als 400 Benutzer sind für think project! registriert. Neben mehr als 12.000 Plänen werden Arbeitsanweisungen, Qualitätsnachweise, Planungsabweichungen sowie das gesamte Berichtswesen über die Plattform abgewickelt. „Wir sehen im Arbeiten mit der Projektplattform eine große Unterstützung in unserem Risikomanagement. Den Planungs- und Genehmigungsprozess zeitlich zu managen ist eine wesentliche Aufgabe für die terminliche Sicherung des Projekts. Durch die Vielzahl der Beteiligten ist dies eine komplexe Aufgabe“, so Oliver Kleebach.
Eine klar strukturierte Projektorganisation ist ein wichtiger Baustein für eine effektive Projektsteuerung. Internetbasierte Projekplattformen unterstützen dies durch einen strukturierten und sicheren Datenaustausch zwischen allen Beteiligten. Dabei bieten sie unabhängig von Unternehmenszugehörigkeit oder Standort eine gemeinsame Arbeitsumgebung für alle. Zusätzlich schaffen automatische Benachrichtigungen, Auswertungen und Berichte mehr Überblick und erleichtern so die Projektsteuerung und -überwachung.

Deutliche Zeit- und Kostenersparnis durch Prozessoptimierung

Über eine Projektplattform zu arbeiten kann entscheidend zu einer Optimierung von Prozessen beitragen und diese auch beschleunigen. So ein Prozess kann beispielsweise ein Freigabelauf für Pläne oder Dokumente sein. Die Techdata Projektsteuerung und Projektmanagement GmbH bildet bei dem Projekt Zulaufstrecke Nord für den Brenner Basistunnel Genehmigungsläufe für die Österreichische Bundesbahn (ÖBB) auf ihrer Projektplattform ab. „Es gibt für dieses Infrastrukturprojekt zahlreiche Auflagen, die bautechnisch erfüllt werden müssen. Mit Hilfe von think project! können wir diese dokumentieren und gleichzeitig die daraus enstehenden Aufgaben dem jeweiligen Verantwortlichen mit geringem Aufwand verfügbar machen. Die Vorteile liegen für uns darin, dass eine zentrale Verfolgung von Terminen und Inhalten der zu erstellenden Gutachten und Feststellungen möglich ist“, erläutert Michael Scheider, Prokurist bei Techdata.
Thomas Bachmaier, Geschäftsführer baulogis GmbH und Anbieter der think project! Software ergänzt: „Auch Ausschreibungen können durch den Einsatz einer Projektplattform effizienter gestaltet werden. think project! bietet die Möglichkeit, den gesamten Ausschreibungsprozess über die Plattform abzuwickeln und zu steuern. Neben dem Versand der Ausschreibungsunterlagen kann über das System der Rücklauf der Bieterantworten koordiniert und dokumentiert werden und es besteht die Möglichkeit, diesen nach verschiedenen Kritierien auszuwerten. Durch sofort einsetzbare Schnittstellen ist es zudem möglich, aus bestehenden internen Systemen (z. B. aus einem ERP-System wie SAP) Daten wie Bieterlisten oder Ausschreibungtexte direkt an das Ausscheibungsmodul auf der Plattform zu übergeben.“
„Auch beim Ausschreibungsmanagement über think project! bestätigen uns unsere Kunden immer wieder, dass die Bearbeitungszeiten deutlich reduziert werden können – ein großer Vorteil in zeitlich knapp bemessenen Ausschreibungsprozessen. Zudem kann durch die digitale Abwicklung eine nicht unerhebliche Kostenreduzierung durch die Einsparung von Papier und Porto erreicht werden“, so Thomas Bachmaier.

Bessere Vernetzung
der Teilnehmer

Eine Tendenz in Infrastrukturprojekten ist die immer stärker werdende Internationalisierung. Dies ist nicht nur bei Projekten im Ausland, sondern auch hier in Deutschland zu beobachten. Sobald Beteiligte aus verschiedenen Ländern zusammenarbeiten, stellen die räumliche Trennung und die oft auch sprachlichen Unterschiede eine weitere Herausforderung dar. Internetbasierte Projektplattformen leisten einen wichtigen Beitrag für die Zusammenarbeit, da diese Systeme ein Netzwerk für das Projekt bieten und einen zentralen Speicherort für Informationen, der von jedem Ort und zu jedem Zeitpunkt zugänglich ist. Zudem kann die Kommunikation in den verschiedenen Sprachen einfach gelöst werden, indem man die Produktoberfläche und die abgebildeten Prozesse in verschiedenen Sprachen zur Verfügung stellt. „Im M6/M60-Projekt setzen wir think project! in drei Sprachen ein, in Ungarisch, Englisch und Deutsch. Das vereinfacht die Kommunikation definitiv“, bestätigt auch Oliver Kleebach von Strabag. 

Spezielle Anforderungen
abbilden

Neben den klassischen Prozessen aus dem Plan- und Dokumentenmanagement gibt es in Infrastrukturprojekten sehr spezielle Abläufe wie beispielsweise die Dokumentation von Materialtests oder bewegten Erdmassen, die ebenso nachvollziehbar bereitgestellt werden muss.
Für ein Projekt in Polen, bei dem eine Umgehungsstraße in der Nähe von Warschau gebaut wird, wurden diese beiden Themen auf einer Plattform abgebildet. „Dokumente, die mit dem Thema Erdbewegungen zu tun haben, sind meistens Tabellen oder Berichte über die Mengenangaben. Diese Informationen können in think project! hinterlegt werden und nach unterschiedlichen Kriterien wie Bauabschnitt, Bodenart oder nach beteiligten Subunternehmen kategorisiert werden. Anhand dieser Kategorien können die Dokumente dann auch schnell gefunden werden“, erklärt Martin Boelter, verantwortlich für think project! in CEE. „Auch das Thema Materialtests ist in diesem Projekt ziemlich umfangreich. So sind oft mehrmals täglich Tests durchzuführen, die alle dokumentiert werden müssen. Auf diese Weise können in einem Monat schnell tausend Berichte entstehen. Zudem müssen diese Dokumente oft an unterschiedliche Stellen wie an die Baustelle, Prüflabore oder Prüfingenieure gesendet werden. Da ist ein System wie think project! natürlich eine große Hilfe bei der Koordination und sorgt zugleich für eine strukturierte und sichere Dokumentation“, so Martin Boelter weiter.

Flexibilität des Systems
ist entscheidend

Eine hohe Flexibilität um individuelle Anforderungen ohne Programmieraufwand umsetzen zu können ist für Projektplattformen von großer Bedeutung. „Wichtig für uns als Anbieter einer internetbasierten Projektplattform ist es, den Prozessen unserer Kunden zu folgen, also Gewohntes und Bewährtes abzubilden. Wir wollen bei unseren Kunden keine neuen Prozesse einführen, sondern die bestehenden auf der Plattform so abbilden, dass sie optimiert und beschleunigt werden können. Daher ist die Flexibilität der eingesetzten Projektplattform sehr wichtig. Darin zeichnet sich think project! besonders aus, da unser System ohne Programmieraufwand individuell angepasst werden kann“, erklärt baulogis Geschäftsführer Thomas Bachmaier.

Neben der Unterstützung von Kernaufgaben im Projektmanagement können Projektplattformen entscheidend dazu beitragen Prozesse zu optimieren und zu beschleunigen. Voraussetzung dafür ist, dass sie äußerst flexibel auf die speziellen Anforderungen z. B. in Infrastrukturprojekten anpassbar sind. Nebenbei sorgen sie für ein deutliches Einsparungspotenzial bei Zeit und Kosten.n