Software spart Zeit und Geld
Seit mehr als 30 Jahren kämpfen die Einwohner der Gemeinde Schwäbisch Gmünd gegen den massiven Verkehr auf der Bundesstraße 29. Es dauerte lang bis endlich der erste Bauabschnitt für den rund 2,2 km langen Tunnel erfolgte.
Er umfasst zwei Fahrstreifen, einen Rettungsstollen sowie einen großen Abluftkamin. Mit der Erstellung des zweiten Bauabschnitts wurde 2008 die ARGE (Arbeitsgemeinschaft) Tunnel Schwäbisch Gmünd beauftragt. Die Arbeitsgemeinschaft setzt sich aus den Firmen Ed. Züblin AG (technische Geschäftsführung), C. Baresel GmbH, G. Hinteregger & Söhne Baugesellschaft m.b.H (kaufmännische Geschäftsführung) und Östu-Stettin Hoch- und Tiefbau GmbH zusammen. Gemeinsam sind die vier Partnerfirmen für die Erstellung des erweiterten Rohbaus verantwortlich. Dieser beinhaltet das in bergmännischer Bauweise erstellte 1.700 m lange Kernstück der Maßnahme, den Verkehrstunnel mit parallel verlaufendem Rettungsstollen. Außerdem gehören die umfangreichen Bauwerke, welche jeweils im Anschluss an die Tunnelstrecke in offener Bauweise erstellt wurden, sowie die Verlegung des Flusses Rems über 800 m in ein neues Bett, dazu.
Büroorganisation leicht gemacht
An der Errichtung Gmünder Einhorn-Tunnel sind bis zu 150 Arbeiter aus den verschiedensten Unternehmen und Branchen tätig. Hierbei ist die Aufgabenverteilung genau strukturiert. Während Spezialisten manchmal nur wenige Wochen eingesetzt werden, betreuen andere das Projekt über die gesamte Bauzeit oder gar parallel mehrere Projekte gleichzeitig. Wichtig ist in jedem Fall, dass die Dokumentation sämtlicher Arbeits-Ergebnisse vor Ort vorhanden ist und auch aus der Ferne abgerufen werden kann. Für das Team ist es hilfreich, mit einer einheitlichen Büroorganisations-Software zu arbeiten, was auf Dauer Zeit und Kosten reduziert. Die Arbeitsentlastung macht sich vor allem dann bemerkbar, wenn man die mehr als 4.300 einzelnen Positionen des Projekts prüfen, zuordnen, belegen und nachvollziehbar abrechnen muss. Andreas Decker, technischer Projektleiter bei Ed. Züblin AG schätzt die Büroorganisations-Software „just:FILE“ aus dem Hause mmi consult vor allem wegen der zielgerichteten Programminhalte, der einfachen Bedienung und des umfangreichen Kundenservices. „Aktuell arbeiten damit rund 20 Menschen auf der Baustelle, im Sekretariat sowie in der Bau- und Projektleitung. „just:FILE“.ist ein unverzichtbares Werkzeug für uns und im Vergleich durch die spezifische Anpassung konkurrenzlos“, betont Decker.
Dokumente, E-Mails und Post
Auf einer Großbaustelle muss die technische und kaufmännische Korrespondenz transparent sein und ohne großen Aufwand erfolgen. Als Basis für eine strukturierte Arbeit im Baubüro ist ein genauer Aktenplan erforderlich, der wie eine Art Navigationsgerät funktioniert. Jeder Mitarbeiter weiß damit, wo er Dokumente findet und an welcher Stelle Unterlagen abzulegen sind. Darüber hinaus ist auch eine detaillierte Historie der einzelnen Vorgänge rückzuverfolgen. Praktisch und zeitsparend ist die Schnellauswahl im Menu, welche den Benutzer bei der Klassifizierung von Dokumenten unterstützt. Ein- und ausgehende Post (Papier und elektronisch) wird zentral erfasst, ablegt und an die zuständigen Empfänger weitergeleitet. Selbstverständlich gilt das auch für E-Mails von mobilen Geräten oder Webmails, deren Bündelung und Ablage automatisch passiert. Vertrauliche Dokumente wie beispielsweise Personalunterlagen, Rechnungen oder Genehmigungen müssen unbedingt gegen unerlaubten Zugriff geschützt sein. Trotzdem sollen autorisierte Mitarbeiter und externe Stellen mit den Daten arbeiten, was eine vorab definierte Rechtevergabe in der Software ermöglicht. In Argen dreht sich das Personalkarussell besonders häufig und stellt für die Bürokommunikation eine kleine Herausforderung dar. Mit dem cleveren Rollen- und Gruppenkonzept ist das kein Problem mehr. Lange vor dem Projektstart des Gmünder Einhorn-Tunnels beriet mmi consult-Geschäftsführer Manfred Meise das Stammhaus Ed. Züblin AG ausführlich und überzeugte das Unternehmen von den Vorteilen der Software just:FILE. „Wir freuen uns über das positive Feedback der Arge, die die Alltagstauglichkeit von just:FILE schätzt. Mittlerweile sind wir auch Experten für Großprojekte von Baustellen-IT im internationalen Business“, meint Manfred Meise.
Über mmi consult
mmi consult GmbH hat sich als serviceorientiertes Dienstleistungsunternehmen auf IT-Lösungen für den Mittelstand spezialisiert. Als IBM Advanced Business Partner liegt der Fokus auf Lösungen mit IBM Software-Produkten (speziell Lotus Notes und Lotus Domino, WebSphere Portal oder Tivoli Directory Integrator). Seit 1994 betreut das Unternehmen Kunden im Rahmen von Beratungs-, Schulungs-, Entwicklungs- und Outsourcingprojekten auf der Basis von Lotus Notes und Domino. Nationale und internationale Großkundenprojekte werden seit mehr als 20 Jahren durchgeführt. mmi consult verfügt über Erfahrungen im Umgang mit innovativen System-, Kommunikations- und Social- Software-Technologien. Zu den Kunden zählen u.a. Strabag Inc., Ed. Züblin AG, Wayss & Freytag AG und verschiedene internationale Argen.
