Vollständig digitalisierte Logistik und Beschaffung im Bauunternehmen

Peter Rösch studierte Bau-betriebslehre bei Professor Drees in Stuttgart und arbeitete als Kalkulator und Projektleiter. Er ist selbständiger Berater für Organisation und IT von Bauunternehmen und hält Seminare in den Verbänden der Bauwirtschaft.
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In der Logistik und Beschaffung werden nahezu alle Daten zum Einsatz von Ressourcen im Rahmen eines Bauprojektes erzeugt. Das verwendete Baumaterial, die eingesetzten Baumaschinen, die erforderliche Ausrüstung auf der Baustelle und nicht zuletzt der Einsatz des Personals werden auf die Baustelle gebracht oder speziell für die Baustelle beschafft. Auch der Einsatz von Nachunternehmen wird im Rahmen dieser Prozesse geplant, organisiert und abgewickelt. Der überwiegende Teil des Ressourcenverbrauchs und der damit entstehenden Kosten wird in der Prozesskette Logistik und Beschaffung verursacht. Die Vielzahl der Daten und der Belege prädestinieren diesen Prozess für die digitale Transformation. Dazu gilt es, die Prozesse und die Daten systematisch zu strukturieren, damit sie weitgehend automatisiert verarbeitet werden können. Diese Vorgehensweise ist Voraussetzung für das, was heute mit dem Schlagwort Digitalisierung beschrieben wird.

Digitalisierte Prozessschritte in der Logistik und der Beschaffung

Die gesamte Prozesskette Logistik und Beschaffung bildet die immer gleichen Prozessschritte ab. Dies gilt sowohl für kleine als auch für große Bauvorhaben.

Am Beispiel des Baustoffes Mauersteine gehen wir durch die Prozesskette. Aus der Arbeitskalkulation wird der voraussichtliche Bedarf an Mauersteinen mit 1000 Stück Hochlochziegel 16DF ermittelt. Die Beschreibung aller Ressourcen erfolgt über Artikel. Aus einer Preisanfrage oder aktuellen Preislisten wird dem Artikel Hochlochziegel 16DF der Einzelpreis 6,00 Euro zugeordnet. Nach dem Beschaffungsprozess erfolgt eine Bestellung, in der neben anderen auch der Artikel 1000 Stück Hochlochziegel 16DF zu 6,00 Euro aufgeführt wird. Ab sofort ist für das Bauunternehmen bekannt, wie hoch der Aufwand für die bestimmten Ressourcen ist. Gleichzeitig wird das Obligo des Bauunternehmens gegenüber Lieferanten um den gesamten Wert erhöht.

Der nächste Prozessschritt ist der Abruf von Teilen der bestellten Ressourcen, meistens durch die Baustelle. Aus der folgenden Mengenermittlung nach Bauteilen oder Fertigungsabschnitten und der Arbeitskalkulation kann der tatsächliche Bedarf für das anstehende Obergeschoss mit 300 Stück ermittelt werden. Der Abruf von Hochlochziegel 16DF kann somit strukturiert über eine mobile App auf Grundlage der Bestellung durch wenige Klicks erfolgen. Die Übermittlung an den Lieferanten erfolgt zusammen mit dem Wunschtermin und der Lieferart.

Idealerweise erstellt der Lieferant einen digitalen Lieferschein mit strukturierten Datensätzen über Menge, Artikel, Lieferort und Lieferzeit. Dieser kann vorab als Lieferavis an die Baustelle übermittelt werden. Mit der Annahme der gelieferten Artikel auf der Baustelle wird auch der digitale Lieferschein übergeben und quittiert. Der digitale Lieferschein kann beim Empfang durch geänderte Mengen oder Lieferzeitpunkte ergänzt werden. Der quittierte Lieferschein steht dann zeitgleich dem Lieferanten zur Fakturierung und dem Bauunternehmen zur Rechnungsprüfung zur Verfügung. Der digitale Lieferschein wird zusammen mit der Bestellung zum Dreh- und Angelpunkt der Digitalisierung.

Mit der Warenannahme kennt das Bauunternehmen den tatsächlichen Ressourcenverbrauch, den Wert der gelieferten Ressourcen aus den Einheitspreisen der Bestellung und auch den Finanzbedarf zum Begleichen der Eingangsrechnung aus den vereinbarten Konditionen. All dieses erfolgt automatisch.

In der Prozesskette werden Menge und Werte der erforderlichen Ressourcen ermittelt, fortgeschrieben und zuletzt gebucht.
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Organisation der Ressourcen

Eine Strukturierung und Organisation der Daten zu den Ressourcen erfolgt über Artikel. Der Artikel ist das Informationsobjekt, das die Eigenschaften der Ressourcen, deren verwendete Mengeneinheit und die Informationen zur kaufmännischen Kontierung trägt. Dies gilt für alle Arten von Ressourcen: Baustoffe, Geräte, Ausrüstungsgegenstände und Arbeitskräfte. Tatsächlich können so auch Leistungspositionen für Nachunternehmer strukturiert werden. Bei unterschiedlichen Spezifikationen der Ressourcen können Beschreibung und Artikelnummern spezifisch für eine einzelne Bestellung angepasst werden. Dies schafft eine Übersetzung von Artikelnummern und Artikelbezeichnungen für den jeweiligen Lieferanten.

Optimierung auf der Baustelle

Auf der Baustelle kann die Lagerung und Verwendung von Baumaterialien mit den digitalen Informationen optimiert werden. Am Beispiel von Bewehrungsstahlpositionen wird dies deutlich. Auf dem digitalen Lieferschein sind die eindeutigen Positionsnummern der Bewehrungspläne eingezeichnet und vermerkt. Die Bewehrungspositionen sind gebündelt und mit QR oder Barcode versehen. Werden beim Abladen die Positionen systematisch gelagert, werden sie auch schnell gefunden, korrekt identifiziert und können damit ohne Suchaufwand eingebaut werden.

Bei der Anlieferung von Fertigbeton kann die Verwendung auf dem Lieferschein auch direkt digital vermerkt werden. Damit entsteht automatisch ein Betoniertagebuch. Weitere Beispiele für die Optimierung auf der Baustelle sind die Eingabe der Stationierung beim Einbau von Asphaltmischgut, der Ort der Entnahme von Aushub oder die Zuordnung des Einbaustelle von Fertigteilen.

Erfolgt über die Annahme von Ressourcen die Lagerung bestimmter Artikel in ein Baustellenlager oder Magazin, so können diese bestandsgeführt überwacht werden. Für den Baustellenablauf kritische Artikel oder Verschleißteile können dann, ohne nennenswerten Zeitaufwand, rechtzeitig nachdisponiert werden.

Die Anlieferung von Artikeln für Geräte oder Ausrüstungsgegenstände erfolgt mit den identischen Prozessschritten. Hier werden lediglich bei der nachfolgenden Verrechnung unterschiedliche Vereinbarungen der Abrechnungsmodelle Kauf, Nutzungsentgelt oder Zeitmiete für die Baustelle berücksichtigt. Dies kann in den IT-Systemen vollautomatisch erfolgen.

Kreislaufwirtschaft und Nachhaltigkeit

Wird die Datenkette für Logistik und Beschaffung bereits in der Angebots- und Arbeitskalkulation über die Artikel gestartet, so sind Auswertungen über Gefahrstoffe, kontaminiertes Material oder einen CO₂-Fußabdruck automatisch möglich. Die erforderlichen Einzelwerte sind am Artikel gespeichert. Statistische Auswertungen für Taxonomie, Lieferketten und Herkunft können ebenfalls erfolgen.

Automatisierung Verrechnung und Controlling

Die digitale Datenkette automatisiert sofort alle Verrechnungen der Nutzung oder des Einsatzes von Ressourcen. Die Verrechnung kann zum Zeitpunkt der Arbeitsvorbereitung zur Ermittlung von Prognosen erfolgen, sie zeigt ab der Bestellung mit dem Abruf die Planung des Aufwandes und bucht mit Zugang der Ressourcen die tatsächlichen Werte nach Qualität, Menge und Kosten. Die Prüfung von Eingangsrechnungen nach Menge, Qualität und Preis kann automatisiert erfolgen. Ein positiver Nebeneffekt ist die permanente kaufmännische Abgrenzung von nicht berechneten Materiallieferungen oder Gerätemieten.

Werden die Daten aus der Logistik und Beschaffung auch für Nachweise und Abrechnungen gegenüber Auftraggebern verwendet, entfällt die ansonsten manuelle Aufbereitung. Auch entfällt das zeitaufwendige manuelle Umsortieren von Lieferscheinen nach verschiedenen Kriterien. Die automatische Verrechnung und damit ein Controlling in Echtzeit wird ein starkes Argument für die konsequente Digitalisierung der Prozesskette Logistik und Beschaffung.

Umsetzung in einzelnen Schritten

Bei der Umsetzung hin zu einer vollständig digitalisierten Logistik und Beschaffung hilft ein schrittweises Vorgehen. Sie erreichen schnell erste Erfolge der Digitalisierung, belasten die Organisation ihres Bauunternehmens nicht über Gebühr und können aktuell nahezu täglich neu verfügbare Standardsoftware oder Apps einsetzen. Einzelne Schritte bei der Umsetzung können nacheinander erfolgen:

Die strukturierte Bestellung einer überschaubaren Gruppe von Artikeln (Beton, Asphaltmischgut) mit Erfassung von digitalen Lieferscheinen zur automatisierten Rechnungsprüfung. Hierzu gibt es durchgängige Standardsoftware und Apps.

Der konsequent digitale Abruf von Material und anderen Ressourcen über Apps zu Bestellungen.

Abschluss strukturierte Rahmenverträge oder Kontingente für die Lieferung oder Abholung von Material beim Handel.

Das konsequente Einfordern von strukturierten digitalen Lieferscheinen bei Lieferanten, Herstellern und Vermietern.

Die permanente Erweiterung der digitalen Prozesskette auf alle Arten von Ressourcen.

Freuen Sie sich über die positiven Effekte eines jeden noch so kleinen Schrittes Ihrer Digitalen Transformation.

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