Software einführen in 6 Schritten

Beim Bau von zwei schlüsselfertigen Bürogebäuden setzt die Florack Bauunternehmung GmbH auf neue Wege bei der Baudokumentation.
© Florack Bauunternehmung GmbH

Bei ihrem Großprojekt in Essen, dem Bau von zwei schlüsselfertigen Bürogebäuden, setzt die Florack Bauunternehmung GmbH aus Heinsberg auf neue Wege bei der Baudokumentation. Das Unternehmen hat sich während des Baus dafür entschieden, die Bausoftware von Capmo für Bautagesberichte und das Mängelmanagement zu nutzen – und zwar in sechs Schritten.

Beim Gebäudeensemble in der Essener Weststadt handelt es sich um zwei optisch ähnliche Gebäude. Das erste hat die Florack Bauunternehmung GmbH bereits fertiggestellt. Beim Bau der zweiten Immobilie mit einer Fläche von 9.500 Quadratmetern Bürofläche entschloss sich das Unternehmen Anfang 2023, eine Baumanagement-Software auszuprobieren, statt wie bisher auf der Baustelle mit Excel-Tabellen zu hantieren.

Schritt 1: Optimierungsmöglichkeiten erkennen

Die Idee zum Einsatz einer Baumanagement-Software kam von den Bauleitern Julian Lowis und Gzim Gjosha. Der Bauleiter Gzim Gjosha sah Verbesserungspotenzial bei der Dokumentation von Mängeln und Aufgaben. Häufig riefen ihn Handwerker an mit der Bitte, ihnen den genauen Ort von Mängeln auf der Baustelle zu zeigen. Denn sie konnten anhand der Excel-Listen die Mängel nicht exakt zuordnen. Auch war die Protokollierung von Mängeln mit Excel sehr mühselig.

Gjosha war es deshalb besonders wichtig, eine Software für das Mängelmanagement zu finden. Denn vor allem bei Abnahmen fallen sehr viele Punkte an, die sich aus Excel heraus nicht schnell bearbeiten lassen. Daher suchten die Bauleiter nach einer guten Alternative für die Führung des Bautagebuchs und das Mängel-Management, um diese aufwendigen Prozesse mithilfe neuer digitaler Werkzeuge für alle zu erleichtern.

Schritt 2: Passende Software für das Unternehmen finden

Beim Gebäudeensemble in der Essener Weststadt handelt es sich um zwei optisch ähnliche Gebäude. Beim Bau der zweiten Immobilie mit einer Fläche von 9.500 Quadratmetern Bürofläche entschloss sich das Unternehmen Anfang 2023 von Excel auf eine spezielle Software umzusteigen.
© Florack Bauunternehmung

Im zweiten Schritt probierten die Bauleiter zunächst die Testversion einer Baumanagement-Software aus. Die Vorteile, etwa die leichte Zuordnung von Mängeln im Bauplan, stellte Julian Lowis dann dem Projektleiter vor. Nicht nur Lowis, sondern auch die Nachunternehmer kamen damit sehr gut zurecht. Eine weitere Software kannte Lowis schon und konnte sie daher im Funktionsumfang bereits mit der getesteten Software vergleichen. Für ihn fiel sie durch, unter anderem, weil das Hochladen einzelner Fotos in die Bilder-Cloud zu lange dauerte. Der Projektleiter entschied aufgrund der von Lowis und Gjosha genannten Vorteile, die Einführung einer neuen Software voranzutreiben. So wurde die Idee an Geschäftsführer David Blödow herangetragen. Der wiederum wollte sich nicht gleich auf ein Programm festlegen, sondern zunächst verschiedene Software-Lösungen mit dem Fokus auf das Preis-Leistungsverhältnis vergleichen. „Ich möchte nicht irgendeine Software einführen, die auf den ersten Blick hilft. Wenn ich eine Software einführe, muss sie nicht nur einzelne Arbeiten wie das Führen von Bautagesberichten erleichtern. Sie muss den Projekterfolg sicherstellen und sich so nachhaltig rentieren.“

Die Auswahl fiel schließlich auf die Baumanagement-Software von Capmo. Ausschlaggebend waren die intuitive Nutzung und das einfache Preismodell. Die Lizenz für Capmo erfolgt für das gesamte Unternehmen, nicht pro Nutzer. So können alle Beteiligten – ob auf der Baustelle oder im Büro – vom digitalen Projektmanagement profitieren.

Schritt 3: Software im Unternehmen vorstellen

Im dritten Schritt wurde die Software den Kollegen vorgestellt. Alle bekamen Zeit sich einzuarbeiten bzw. konnten die Software einfach ausprobieren. Bei Fragen waren die Bauleiter sowie die Mitarbeiter von Capmo jederzeit ansprechbereit.

„Es sind jedoch kaum Fragen aufgekommen, die sich die Mitarbeiter nicht durch kurzes Ausprobieren selbst beantworten konnten“, sagt Julian Lowis. Die Software sei weitgehend selbsterklärend und intuitiv zu bedienen.

Schritt 4: Software im Projekt ausprobieren

Zu Beginn der Einführungsphase setzte die Florack Bauunternehmung GmbH die Baumanagement-Software von Capmo ab April 2023 beim Bauprojekt in der Essener Weststadt ein, um zu testen, ob sie sich im allgemeinen Arbeitsbetrieb bewährt. Zunächst starteten die Bauleiter mit dem digitalen Bautagebuch. Kurze Zeit später nahmen sie auch das Ticket-System hinzu. Anschließend luden sie die ersten Gewerke kostenfrei zu Capmo ein, nicht zuletzt, um ihnen die Kommunikation mit der Bauleitung zu erleichtern.

Julian Lowis sagt zum Ticket-System: „Ein Vorteil ist, dass Capmo deutlich schneller ist als Softwarelösungen, die wir vorher ausprobiert haben. So lassen sich Fotos etwa von Mängeln rasch hochladen und der exakten Stelle im Bauplan zuordnen.“ Die Florack Bauunternehmung GmbH nutzt das Ticket-System auf der Essener Baustelle außerdem zur Erinnerung der Handwerker, zur Zustandsfeststellung und zur Dokumentation. Auch Geschäftsführer David Blödow hat einen Capmo-Zugang. „Ich kann den aktuellen Stand auf der Baustelle aus der Ferne überblicken: Welche Aufgaben sind offen? Wo gibt es Verzögerungen? Welche Mängel sind aufgetreten?“

Schritt 5: Erfahrungen in Prozesse übertragen

Durch das Ausprobieren einer Baumanagement-Software bei einem Projekt zeigt sich, welche Prozesse aus der nicht-digitalen Zeit einfach ins Digitale übertragen werden können. So testen die Bauleiter der Essener Großbaustelle, Besprechungsprotokolle über die Software von Capmo vorzubereiten. Denn Besprechungen, die protokolliert werden, haben bei der Florack Bauunternehmung GmbH bestehende Strukturen. Diese lassen sich unproblematisch ins Digitale übertragen.

David Blödow freut sich über jeden Prozess, der digital festgehalten wird und denkt bereits an die Analyse: „Die erfassten Daten sollen uns helfen, Mängel und Fehler, die wiederholt auftreten, zu erkennen und künftig zu vermeiden.“

Schritt 6: Software für weitere Projekte nutzen

„Wenn ich eine Software einführe, muss sie den Projekterfolg sicherstellen und sich so nachhaltig rentieren.“

David Blödow, Geschäftsführer der Florack Bauunternehmung GmbH
© Florack Bauunternehmung GmbH

Ist eine Baumanagement-Software bei einem Projekt erfolgreich eingeführt, geht die Software-Nutzung in den „Regelbetrieb“. Das heißt, sie wird zum täglichen Werkzeug in weiteren Bauprojekten. Das Fazit von Bauleiter Julian Lowis nach der ersten Zeit mit Capmo lautet jedenfalls: „Das Ticket-System von Capmo spart viel Zeit bei der Dokumentation und Kommunikation mit Gewerken.“

Geschäftsführer Blödow wertet die ersten Wochen als Erfolg: „Wir sind überzeugt, dass wir mit Capmo in der Lage sind, klare Standards für Bauprozesse digital abzubilden. So werden wir bald über alle Projekte unsere Qualität und Baugeschwindigkeit noch weiter steigern.“

Capmo GmbH

www.capmo.com

Florack Bauunternehmung GmbH

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