Erleichterung im Kalkulationsalltag
Implementierung von RIB 4.0 bei DB Services
Nach der erfolgreichen Pilotphase im Regionalbereich Ost mit der Software RIB 4.0 für die Bereiche Kalkulation, CRM und Projekt-/Unternehmensmanagement, will die DB Services das IT-System nun im gesamten Bundesgebiet einführen.
Durch die Implementierung von RIB 4.0 erhalten wir bei der DB Services eine Systemlösung, die sich bereits bei vielen anderen Unternehmen und ebenso innerhalb des DB-Konzerns bewährt hat“, konstatiert Isabell Alex, Product Owner bei DB Services.
Die DB Services war auf der Suche nach einer neuen Kalkulationssoftware. Der Grund: Die neuen Anforderungen an die Auftragsbearbeitung und Angebotserstellung, etwa im Hinblick auf Schnittstellenkompatibilität, konnte die im Unternehmen für lange Zeit eingesetzte Kalkulationssoftware so nicht mehr abdecken. RIB 4.0 hingegen bietet im Vergleich zum langgedienten IT-System eine strukturierte Bedienoberfläche, mehr Transparenz in der Darstellung von Preisen hinsichtlich Kosten, Aufschlägen und Verkaufspreis sowie deutlich mehr Auswertefunktionalitäten. Und damit nicht genug: RIB 4.0 entspricht nicht nur den heutigen digitalen Anforderungen, sondern ist gleichzeitig in der Lage, die bisher im Unternehmen eingesetzte CRM-Software zu ersetzen. Denn sie umfasst zusätzlich sämtliche CRM-Funktionalitäten, wie etwa die Verwaltung und Auswertung von Kundenbeziehungen. Angebotsanfragen von bestimmten Kunden und deren Verträge lassen sich mit Hilfe des RIB-Systems ganz einfach unmittelbar in den Workflow einbinden.
Klar vorgegebene Bedienschritte in RIB 4.0
Vor einer firmenweiten Einführung ist es zunächst erforderlich, dass sich die Mitarbeitenden mit den neuen Bedienabläufen und Anwendungsoberflächen des Systems vertraut machen. Der Vorteil von RIB 4.0: Sämtliche Bedienschritte sind durch das IT-System klar vorgegeben. Die Nutzer können step-by-step durch die kalkulatorischen Aufgaben geführt werden. Zudem besteht die Möglichkeit, Preiskataloge und Kundendaten zu hinterlegen, was die Angebotslegung einmal mehr vereinfachen kann. Während der zwischenzeitlich abgeschlossenen Pilotierungsphase wurde die Software umfassend geprüft. Key User haben sich in der Tiefe in das RIB-System eingearbeitet und sind nun in der Lage, Anwenderinnen und Anwender bei der täglichen Arbeit mit RIB 4.0 zu unterstützen.
Die Software ermöglicht die einheitliche und systematische Kalkulation von Angeboten und stellt auf diese Weise sicher, dass Leistungen kostendeckend und nach einheitlichen Maßgaben angeboten werden können.
Großteil der notwendigen Informationen steht bereit
Marcel Wanka, Leiter Kalkulation, verantwortet gemeinsam mit Product Owner Isabell Alex die unternehmensweite Einführung von RIB 4.0 bei der DB Services: „Ist das Know-how erst einmal vorhanden, sorgt RIB 4.0 für eine deutliche Erleichterung im Kalkulationsalltag. Das System stellt einen Großteil der notwendigen Daten und Informationen bereit. Lange und aufwändige Suchen lassen sich so vermeiden, und wir haben die Möglichkeit, auf andere Projekte, Material- und Preiskataloge sowie Stundenverrechnungssätze zurückzugreifen. Aufgrund der klaren Vorgaben innerhalb der Software lassen sich Bedienfehler zeitnah erkennen und entstehen in vielen Fällen erst gar nicht“, ist Wanka überzeugt.
Sämtliche Positionen im Blick
Isabell Alex und Marcel Wanka schätzen an RIB 4.0 außerdem, dass jegliche notwendigen Kostenkomponenten eines Preises klar vorgegeben sind. Unternehmensinterne Standards, wie etwa Vorgaben zu Mindestmengen je Regional- und Produktionsbereich, sind außerdem im System hinterlegt. Last but not least gestaltet sich die Datenauswertung um ein Vielfaches einfacher als mit der Vorgängersoftware. Welche Leistungen wie häufig angefragt werden oder welchen konkreten Arbeitsumfang die DB Services welchem Vertragspartner angeboten hat, lässt sich in nur wenigen Schritten ermitteln.
Die Pilotphase startete im Februar 2024 im Regionalbereich Ost. Bereits kurze Zeit später begannen auch die anderen Regionalbereiche mit den Schulungen. Seit Mai läuft bereits die bundesweite Implementierung. Während einer kurzen Übergangsphase steht das Vorgängersystem noch zur Verfügung und wird zum Vertragsende schließlich abgeschaltet.
Geringerer Arbeitsaufwand bei verbesserter Qualität
Marcel Wanka und Isabell Alex sind zuversichtlich, dass sich der Wechsel auf das RIB-System gut bewerkstelligen lässt. „Die Rückmeldungen aus dem Regionalbereich Ost waren überwiegend positiv. Trotz kleinerer Startschwierigkeiten, die ein neues IT-System immer mit sich bringt, sind wir uns sicher, dass die Vorteile der neuen Software die Herausforderungen aus der Umstellungsphase mehr als aufwiegen werden. Unser Ziel war es, mit einer stabilen IT-Lösung eine Erleichterung für unsere Mitarbeitenden im Arbeitsalltag zu schaffen, Arbeitsabläufe bei der Angebotserstellung zu optimieren und einen wirtschaftlich verlässlichen Standard in unseren Angeboten für unsere Geschäftspartnerinnen und -partner zu erreichen. Mit RIB 4.0 sind wir auf einem guten Weg“, fasst Wanka zusammen.
