Stadt Köln optimiert das Management seiner Infrastrukturprojekte

Um sich rechtzeitig auf zukünftige Aufgabenstellungen vorbereiten, Haushaltsmittel optimal über alle Projekte hinweg steuern und schnell auf veränderte Rahmenbedingungen reagieren zu können, suchte man ein einfach zu handhabendes Multiprojektmanagementsystem. Verwaltungsdirektor Heribert Krichel, stellvertretender Leiter des Amtes Straßen- und Verkehrstechnik, zu den Anforderungen: „Unser Ziel ist es, eine Übersicht über alle Projekte zu bekommen, um die Auswirkungen auf den Ressourcenbedarf rechtzeitig zu erkennen und zu dokumentieren. Das vereinfacht den Nachweis der erforderlichen Finanzmittel und Personalkapazitäten gegenüber Politik und Entscheidungsträgern in der Verwaltung. Auch ist es uns bei Veränderungen im Projektablauf wichtig, deren Auswirkungen auf Termine und Kapazitäten sowohl auf das einzelne Projekt als auch auf alle weiteren Projekte zu erkennen und darzustellen.“

Visualisierung des Mittelabflusses

Besonders wichtig sind für Heribert Krichel die Visualisierungsmöglichkeiten des Mittelabflusses. Liegen Bau- und Finanzierungsbeschluss für die einzelnen Straßenbaumaßnahmen vor, kann das Amt 66, das jährlich ca. 50 Mio. € konsumtiv und investiv umzusetzen hat, über das Geld verfügen. In Abhängigkeit von der Rechtskraft des Haushaltsplanes und den politischen Beschlussterminen treten häufig Verzögerungen ein, die einen Baubeginn zum geplanten Zeitpunkt nicht möglich machen. Für diese Fälle gilt es, den mangelnden Mittelabfluss zu begründen. „Mit einer optisch gut aufbereiteten Dokumentation kann ich gegenüber der zentralen Finanzverwaltung, dem Zuschussgeber oder der Politik den Nachweis erbringen, warum Finanzmittel nicht wie geplant abgeflossen sind und eine Mittelübertragung oder neue Bereitstellung im kommenden Jahr notwendig ist,“ erklärt der Diplom-Verwaltungswirt.

Ergeben sich finanzielle Verschiebungen in einem Projekt, können diese sich auf sämtliche anderen Maßnahmen auswirken. Besonders kompliziert wird es bei Maßnahmen, die mit Landes- oder Bundesmitteln gefördert werden. Erklärt der Fördergeber, dass im laufenden Jahr der Bewilligungsbescheid für die Zuschussmaßnahme nicht vorliegt, muss umdisponiert werden. Das Geld der Kommune steht zwar im Haushalt für das laufende Jahr zur Verfügung, kann aber nicht ausgegeben werden, da die Zuschüsse fehlen.

Zeitliche Abhängigkeiten visualisieren

fpi fuchs Ingenieure entwickelte das Multiprojektmanagementsystem auf Grundlage der Anforderungen des Landesbetrieb Straßenbau NRW. Daher ist MaViS speziell auf den Bedarf von Infrastrukturprojekten konzipiert. Das Programm bietet der rheinischen Kommune sowohl eine Kosten- als auch Terminübersicht über die Vielzahl der Planungs- und Baumaßnahmen der Straßenbauprojekte, jährlich sind es ca. 400, sowie über die dazugehörige Verkehrstechnik etc. Zeitliche Abhängigkeiten wie auch die Summierung der entstehenden Kosten pro Zeiteinheit sind dabei auf einen Blick ersichtlich. Planspiele sind durchführbar, indem der Bauingenieur oder Techniker Termine und Kosten eines oder mehrerer Projekte verändert und unter einem anderen Szenario ablegt, um sich die Auswirkungen anzusehen. Dabei können verschiedene Szenarien miteinander verglichen werden, um zur bestmöglichen Lösung zu gelangen.

Die durchzuführenden Maßnahmen sind im System in Anlehnung an die Leistungsphasen der HOAI gegliedert: Grundlagenermittlung, Vorentwurf, Erlangung des Baurechts, Ausführungsplanung, Grunderwerb und Bauausführung. Deren zeitliche Abhängigkeiten wie auch die Summierung der entstehenden Kosten pro Zeiteinheit können so auf einen Blick abgelesen werden. Damit liefert MaViS Bauingenieuren, Technikern sowie Verwaltungswirten die Eckwerte zur kaufmännischen Betrachtung und unterstützt das neue kommunale Finanzmanagement (NKF) bei der Budgetierung nachhaltig in Wirtschaftlichkeit, Effektivität und mit mehr Transparenz.

Anpassungen an die Anforderungen der Kommune

Im Rahmen der Anpassungen an die kommunalen Anforderungen der rheinischen Kommune entwickelten die Kölner Ingenieure spezielle Projekttypen für die Straßenbaumaßnahmen wie zum Beispiel Unterhaltung, Erneuerung und Generalsanierung. Diese bilden die unterschiedlichen Abläufe in den verschiedenen Projekten ab, klassifiziert durch die individuelle Vorbelegung der Meilensteine, Phasen und der Kostenverteilung entsprechend des Projekttyps. Der Anwender ordnet das jeweilige Projekt dem entsprechenden Projekttyp zu und hat somit die unterschiedlichen Projektstrukturen als Auswahl im Zugriff. Das im Rahmen der Zusammenarbeit neu entwickelte Modul „Sitzungskalender“ ermöglicht gegebenenfalls vorhandene Abhängigkeiten der Projekte von wesentlichen Terminen politischer Entscheidungsebenen, wie zum Beispiel Ausschuss- und Ratssitzungen, Sitzungen der Bezirksvertretungen, zu erkennen, entsprechend frühzeitig zu beurteilen und bei weiteren Budget- und Zeitplanungen zu berücksichtigen.

Komplexes Projektmanagement- System notwendig

Für Heribert Krichel hat der Einsatz von MaViS eine strategische Bedeutung. Durch die Visualisierung der Projekte bietet es jedem Beteiligten einen verständlichen und transparenten Überblick. Verschiebungen und deren Auswirkungen werden sofort sichtbar. Entwicklungen können somit vorausschauend beurteilt und entsprechend gesteuert werden. „So sehe ich nicht nur, was im Einzelprojekt passiert, sondern erkenne, wie sich diese Veränderungen auf die gesamte Planung auswirken“, erläutert der stellvertretende Amtsleiter.

Durch die Visualisierung der Personalauslastung gegenüber den Entscheidungsträgern des Personal- und Organisationsamtes kann das Amt 66, wenn notwendig, zusätzliche Forderungen dokumentieren. Als Personalbemessungsgrundlage gilt der Umsatz, den der Ingenieur oder Techniker pro Jahr mit der Umsetzung der Projekte erwirtschaftet. Da das im Haushalt hinterlegte Investitionsprogramm für die nächsten fünf Jahre gilt, kann das Amt 66 mit MaViS kurz, mittel- und langfristige Auslastungen visualisieren und damit seinen Personalbedarf dokumentieren und gegebenenfalls notwendige Anpassungen untermauern.

Bei den vielfältigen Möglichkeiten, die MaViS bietet, bleibt es nicht aus, dass Krichel mit der Anwendung auch Zukunftswünsche verbindet: Da in der jeweiligen Einzelprojektstruktur auch Dokumente wie Pläne, Karten, Schriftstücke eingepflegt oder verknüpft werden können, wäre es ein Ziel, irgendwann einmal alle Projektunterlagen hier hinterlegen zu können, um sie zu archivieren und später mit Sach- und Zeitbezug an der richtigen Stelle wiederzu-
finden. Das wäre der Traum vom papierlosen Büro – sicher noch ein langer Weg. Doch auch eine große Reise beginnt mit einem ersten Schritt. Heribert Krichel dazu: „Wir sind froh, diesen Schritt jetzt getan zu haben“.n