Timing am Bau
mit dem Tablet
Faber Bau mit Sitz in Alzey zählt zu den renommierten, mittelständisch geprägten Bauunternehmen in Südwestdeutschland, Sachsen und Brandenburg. Als traditionelles Tief- und Straßenbauunternehmen gegründet, hat Faber Bau seine Leistungspalette inzwischen auch um den Ingenieurbau, die Bauwerksinstandsetzung und den Hoch- und Schlüsselfertigbau ergänzt.
Das Traditionsunternehmen ist mit Wilsdruff nahe Dresden, Drebach im Erzgebirge und Trebbin in der Nähe der Hauptstadt sowie mit der Faber Straßen- und Tiefbau GmbH in Schlierschied im Hunsrück an insgesamt fünf Standorten im Bundesgebiet vertreten. Hinzu kommen diverse Schwestergesellschaften, die Aufgaben in Bauplanung und Vermessung sowie Fräsdienstleistungen und grabenfreie Kanalsanierungen übernehmen. Rund 800 Mitarbeiter decken alle Facetten des Bauens ab. Das Unternehmen erzielt jährlich einen Umsatz von circa 140 Millionen Euro.
Durch die Integration des Unternehmens Faber Bau in den französischen Baukonzern Eiffage S.A. im Jahr 2010 war das Bauunternehmen gefordert, die Lohnabrechnung inklusive aller Details und Zulagen stets zum 3. jedes Monats pünktlich abzugeben. Keine leichte Aufgabe im Baubereich, denn die Berechnung dieser Branchendaten weist diverse Spezifika wie beispielsweise exakte Wetterdaten mit auf, die nicht in jedes Abrechnungsprogramm integriert sind. „Wir haben eine intelligente und praktikable Software gesucht, die die Anforderungen unserer Branche allesamt abdeckt“, erklärt Ökkes Doldur, IT-Projektleiter für bau-mobil. Neben bau-mobil der Firma Connect2Mobile war ein weiteres Programm parallel im Test, das jedoch aufgrund eines großen Customizing-Aufwands ausschied. Ökkes Doldur: „bau-mobil wurde speziell für die Aufgaben eines Bauunternehmens konzipiert und überzeugte uns zudem durch ein sehr gutes Preis-Leistungsverhältnis. Ein für unsere Belange individuelles Customizing für die Geräteabrechnung, die in unserem Hause stets einmal pro Woche erfolgt, war in diesem Leistungspaket bereits enthalten.“
Die Anforderungen des Gesellschafters Eiffage machte eine Professionalisierung weg von der klassischen Zeiterfassung auf Tageszetteln dringend notwendig. Die Menge an Zetteln war schlichtweg zu groß und nicht immer kamen alle Berichte von den Baustellen in der Personalabteilung auch pünktlich an. Nicht zuletzt waren Bautagesberichte oft schwer lesbar, was zu zahlreichen Rückfragen an die Poliere führte. Ergo: Personalabteilung und Poliere auf den Baustellen benötigten zusätzliche Zeitfenster für Telefonate oder E-Mails.
Einfaches Handling
„Dank bau-mobil sind wir deutlich schneller“, berichtet der IT-Projektleiter. „Mehr als 90 unserer Mitarbeiter sind jetzt mit einem modernen Tablet ausgerüstet. Auch Werkstatt und Ingenieurbüro sind via PC an das System angebunden. Vorgegeben ist bei allen eine Abgabe ihrer Bautagesberichte im Wochenrhythmus. Gewöhnlich geben die meisten unserer Mitarbeiter ihre Stunden inklusive Zulagen jedoch täglich über ihre mobilen Endgeräte ab.“
„Überzeugt hat uns zudem, wie schnell wir in der Lage waren, auf das neue IT-System umzustellen“, erinnert sich Doldur. „Nach nur drei Monaten waren rund 90 Prozent unserer Poliere mit dem Handling der neuen Erfassungsgeräte vertraut. Auf das umständliche Schreiben von Bautagesberichten konnten wir somit umgehend verzichten.“ „Nach nur zwei Tagen habe ich die Anwendung der Tablet-Version von bau-mobil verstanden“, fügt Polier Christian Übel hinzu. „Auf den Baustellen schätzen wir die gute Übersicht des Programms und die intuitive Bedienung. Ob Kostenstellen, Personalnummern oder Zulagen: Sämtliche Informationen können wir zügig erfassen.“
Integrierte Lösung: bau-mobil und Pro-Bau/S
Lohn- und Geräteabrechnung erfolgen im Hause Faber Bau über die Software Pro-Bau/S von Husemann & Fritz. Einmal im Monat erfolgt die Übergabe der Personal- und Geräteinformationen von bau-mobil nach Pro-Bau/S, die durch die Abrechner mit nur wenigen Mausklicks angestoßen werden kann.
Ein fließender Prozess statt einem Haufen von Papierbergen
Die Zeitersparnis in der Lohnabrechnung ist beträchtlich, wie Personalleiter Helmut Schmiedel sowie sein Kollege Martin Quade bestätigen. Das Personalbüro in Alzey verantwortet die Abrechnung mehrerer Firmen und Firmenbereiche der Faber Bau GmbH.
„Wenn wir lediglich die Bauunternehmung mit rund 480 Mitarbeitern betrachten, so erhalten wir Stand heute Stunden von insgesamt 56 mobilen Endgeräten, die in der Regel noch am Tag der Arbeitsleistung in unserem Lohnbüro eingehen“, erklärt der Personalleiter. Das sind Daten von zu meldenden Polieren, Werkpolieren, Vorarbeitern und diversen Spezialisten für gezielte Fachaufgaben von verschiedenen Baustellen in einem Umkreis von circa 150 Kilometern. „Vor der Einführung des Programms hatten wir mit Unmengen von Papiermassen zu kämpfen“, ergänzt Schmiedel.
Hatten diese das Firmengelände erreicht, so dauerte es meistens weitere ein bis zwei Tage, bis die Zettel auch im Lohnbüro angekommen waren.
Darauf folgte eine oft sehr aufwändige Prüfung: Stimmen alle Personalnummern und Kostenstellen? Sind die Zulagen korrekt? „bau-mobil bringt an entscheidenden Stellen Komfort“, erklärt Quade, der Eingangs- und Plausibilitätsprüfung mit dem IT-System verantwortet. Die Durchschläge der Wochen- und Tagesberichte, beispielsweise für das Bautagebuch, das Lohnbüro oder den Bauleiter, sind dank bau-mobil nicht mehr notwendig, denn die Informationen stehen an zentraler Stelle zur Verfügung.
„Das Programm hilft uns dabei, eventuelle Lücken, beispielsweise Krankmeldungen von Mitarbeitern oder eine nicht korrekte Zuordnung der Kostenstellen, wenn Kollegen aus verschiedenen Abteilungen auf einer Baustelle arbeiten, schnell aufzufinden.“ Nicht zu vergessen: Die Erfassung erfolgt dank bau-mobil nur noch einmalig auf den Baustellen. Die von den Polieren aufgenommenen und durch die Bauleiter freigegebenen Daten sind im Lohnbüro lediglich zu prüfen und werden einmal pro Monat über die Schnittstelle nach Pro-Bau/S transferiert. „Mit bau-mobil haben wir im Unternehmen einen fließenden Prozess etabliert, der uns mehrere Tage Arbeit einspart“, fasst Schmiedel zusammen.
Die monatliche Geräteabrechnung: „Dank bau-mobil jetzt total einfach“
In jedem Monat sind alle relevanten Informationen für die Geräteabrechnung für Abrechnerin Erika Faul am Bildschirm verfügbar. Welche Geräte wurden auf welcher Baustelle eingesetzt? Welcher Mitarbeiter hat die Daten erfasst? „Ich habe alle Inhalte für meine Arbeit im Blick“, freut sich Erika Faul. „Und ich weiß, wen ich ansprechen muss, wenn es Fragen – etwa zu den Kostenstellen – zu klären gibt. In der Vergangenheit dauerte es oft sehr lange, bis mich die Baustellendaten via Postweg oder persönliche Übergabe erreicht haben“, erinnert sie sich. „Oft landeten sie im falschen Gebäude, sodass wir die Zettel zunächst suchen mussten“, führt sie weiter aus. „Dank bau-mobil ist jetzt alles total einfach“, fasst die Verantwortliche für die Geräteabrechnung zusammen.“
Aufgrund der durchgängig positiven Erfahrungen mit dem Programm soll im Unternehmen ab 2015 auch die Einsatzplanung mit bau-mobil eingeführt werden. Erste Versuche damit haben Disposition und Erfasser auf den Baustellen bereits durchgeführt.⇥■
Faber Bau GmbH, Alzey
Connect2Mobile GmbH & Co. KG, Stadtlohn
