Von Mahnung keine Ahnung!?!
Mahnung — ein unbeliebtes ThemaNicht selten stellt es sich heraus, dass unzulänglich, vor Fälligkeit oder auch zu spät gemahnt wurde. Vielerorts fehlt das nötige Wissen darüber, wann, wie und wie oft eine Forderung angemahnt werden sollte.
Bei der Formulierung einer Mahnung geht es um Klarheit, Eindeutigkeit und Fakten. Sie setzt einen Schuldner, dessen Zahlung fällig ist, in Zahlungsverzug. Der wiederum ist die Voraussetzung dafür, dass ein etwaiger Verzugsschaden vom Schuldner zu begleichen ist. Egal, ob nun der Begriff Mahnung oder Zahlungserinnerung bevorzugt wird – auch für ein zweites oder drittes Anschreiben sollte es bei dem einmal gewählten Begriff bleiben.
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Formvollendet mahnen
Nach einer Überschrift wie 1. Mahnung sollte in höflicher Form die Aufforderung zur Zahlung der noch offenen Rechnung erfolgen. Hier ist es wichtig, das Datum sowie die Rechnungsnummer (ggf. auch die Lieferscheinnummer) der ursprünglichen Rechnung noch einmal aufzuführen sowie auch die erbrachte Leistung noch einmal genau zu benennen. Eine Rechnungskopie beizufügen, kann für den Kunden ebenso hilfreich sein. Dann sollte man dem Kunden noch ein nach dem Kalender genau zu definierendes erneutes kurzes Zahlungsziel setzen. Eine Mahnung, die den Schuldner zur Zahlung aufgefordert, muss zwar keine Frist enthalten, da der Schuldner mit Fälligkeit der Rechnung und erfolgter Mahnung bereits in Verzug ist, aber eine gesetzte Frist verdeutlicht die Ernsthaftigkeit der Mahnung und gibt auch die Terminierung der nächsten Mahnung vor – üblicherweise in 7-10 Tagen. Der Satz ‚Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie für einen ggf. entstandenen Verzugsschaden aufzukommen haben‘ sollte ebenfalls in der 1. Mahnung nicht fehlen.
Die zweite Mahnung
Sollte eine 2. Mahnung nötig sein, sollte diese wie oben erwähnt im Abstand von 7-10 Tagen erfolgen und inhaltlich wieder die Angaben zur ursprünglichen Rechnung sowie die Daten der 1. Mahnung enthalten. Jetzt kann auch eine Mahnkostenpauschale berechnet werden, die im Fall der Fälle von Gerichten (ohne Einzelnachweise) meist in Höhe von 1-5 Euro pro Mahnschreiben akzeptiert wird. Ebenso können bei Geldforderungen auch Verzugszinsen verlangt werden. Hier sollte man sich über eine rechtswirksame Berechnung unbedingt vorher informieren! Ein erneutes kurzes, klar definiertes Zahlungsziel ist wieder hilfreich.
Die dritte bzw. letzte Mahnung
Ist eine 3. oder ‚letzte‘ Mahnung (auch hier den Begriff in die Überschrift übernehmen) nötig, sollte sie wieder nach 7-10 Tagen erfolgen. Inhaltlich sollten wieder die Daten der ursprünglichen Rechnung (s. o.) enthalten sein sowie das Datum der 2. Mahnung. Erneut können eine Mahnkostenpauschale angesetzt sowie weitere Verzugszinsen verlangt werden.
Bei der Aufforderung, den offenen Betrag X ‚endgültig bis zum … bei uns eingehend zu bezahlen‘ sollte nicht vergessen werden, dass der nun offene Betrag (wie auch schon bei der 2. Mahnung) aus dem ursprünglichen Rechnungsbetrag sowie den Mahnkostenpauschalen und den Verzugszinsen besteht, sich also erhöht hat! Wer in einer letzten Mahnung dem Schuldner ggf. rechtliche Schritte in Aussicht stellt, sollte diese dann von wegen der Glaubwürdigkeit auch einleiten.
Bernd Drumann, Geschäftsführer der Bremer Inkasso GmbH, erläutert: „Wer sich bei einer Mahnung an der Fälligkeit der Forderung und an den Fakten des Vertragsabschlusses und der -erfüllung orientiert, kann kaum etwas falsch machen. Wichtig ist, eine fällige Forderung überhaupt zeitnah anzumahnen, schon aus Respekt sich selbst und der erbrachten Leistung gegenüber. Dabei hilfreich sind eine aktuelle und genaue Buchhaltung sowie eine schriftliche, vollständige Dokumentation aller Geschäftsvorgänge und ebenso der genauen Daten (z. B. aktuelle Adresse, Inhaber, Firmenbezeichnung etc.) der jeweiligen Kunden.“
