Schnell, mobil und ohne aufwändige Nacharbeiten im Büro

Vorteile der digitalen Baudokumentation
© Streit Software GmbH

Ein Bautagebuch dokumentiert die Arbeit auf der Baustelle mit allen Vorkommnissen. Es dient als Nachschlagewerk und als Nachweis bei Streitigkeiten zwischen den Vertragsparteien. Eine analoge Dokumentation auf Papier erfüllt zwar ihren Zweck, ist aber aufwändig und fehleranfällig. Effizienter gelingt das mit einer Bautagebuch-App, die sich am besten nahtlos in die restlichen IT-Systeme einfügt. Alles aus einer Hand einzurichten, ist hier von Vorteil, da damit Schnittstellenprobleme von Anfang an unterbunden werden.

Vorab: In Deutschland gibt es gemäß Bürgerlichem Gesetzbuch (BGB) für Handwerker keine Pflicht, ein Bautagebuch zu führen oder eine Baustellendokumentation zu erstellen. Auch seitens der EU existieren keine einheitlichen Vorgaben und erforderliche Inhalte werden ebenfalls nicht bestimmt. Nur Architekten und Ingenieure müssen laut ihrer Honorarordnung (HOAI) ein Bautagebuch führen.

Das Handwerk weiß aber in der Regel um die Bedeutung der Baudokumentation, gerade bei größeren Aufträgen wird sie daher erstellt. Dabei hat sich ein gewisses Vorgehen etabliert: Der Auftraggeber und die beteiligten Betriebe mit Namen und Adressen werden genannt, ebenso die Bezeichnung des Bauprojekts und sein Ort. Die geplanten Maßnahmen werden aufgelistet sowie ihr Beginn und das geplante Ende der Leistungen. Durchgeführte Arbeiten und Arbeitsschritte werden inklusive Zeitrahmen dokumentiert, die notwendigen Materialien und Geräte erfasst.

Das digitale Bautagebuch zeigt neben den Baustellendaten auch Tagesberichte
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In die Baudokumentation gehören zudem Bau- tagesberichte, Protokolle von Besprechungen, Begehungen und Abnahmen, sämtlicher Schriftverkehr, Verträge und Dokumente von Behörden, ergänzende Skizzen und Fotos, ebenso Zeitpläne und To-Do-Listen. Wichtige Vereinbarungen und Entscheidungen sollten genauso dokumentiert werden wie Mängel und Verzögerungen. Auch Unterbrechungen werden festgehalten, so auch die Witterungsverhältnisse. Das Ziel besteht darin, alle relevanten Daten lückenlos zu archivieren.

Vorteile der Baustellendokumentation

Eine Baustellendokumentation hält zentral alle relevanten Informationen vor und kann während des Bauprojekts als Nachschlagewerk dienen. Wirklich wichtig wird sie aber im Nachgang, wenn es zu Streitigkeiten mit anderen Vertragsparteien kommen sollte, wenn Mängel aufgetreten sind und Reparaturen eingefordert, Rechnungen nicht bezahlt oder Preise diskutiert werden.

Dann können lückenlose Aufzeichnungen als Nachweise für die erbrachte Leistung und getroffene Absprachen dienen. Auch beim Mängelmanagement ist die Dokumentation hilfreich, um den Ablauf der Arbeiten und damit die Ursachen nachvollziehen zu können. Die Daten geben den Projektverlauf objektiv wieder und machen ihn nachvollziehbar. Aus ihnen geht hervor, wer welche Tätigkeit ausgeführt hat, welche Vorkommnisse den Baustellenfortschritt beeinflusst haben. Ohne Aufzeichnungen ist es kaum möglich, die Vorkommnisse systematisch nachzuvollziehen, da schlicht in Vergessenheit gerät, wer welche Tätigkeit erledigt hat oder wer wann vor Ort war. Eine vollständige Baustellendokumentation kann Auseinandersetzungen mindestens verkürzen, wenn nicht sogar vollständig verhindern. Im Worst Case kann sie vor Gericht als Beweismittel eingesetzt werden; sie stellt somit eine Absicherung für den Betrieb dar. Aber soweit muss es gar nicht kommen, denn eine lückenlose Dokumentation kann das Vertrauen des Kunden in die Prozesse stärken. Liegen alle Dokumente archiviert vor, hat auch die Qualitätssicherung eine bessere Kontrolle. Rechtliche Vorgaben wie Aufbewahrungspflichten lassen sich einfacher einhalten und sogar die Kalkulation kann mit Soll- und Ist-Vergleichen auf Basis der Dokumentation verbessert werden. 

Fehler bei der Baudokumentation

Damit die Baustellendokumentation nicht nur eine zeitfressende Zusatzaufgabe ist, sondern ihren Nutzen entfaltet, muss sie vollständig sein: Auch, wenn es verlockend ist, Sachverhalte, wie den Wunsch nach neuen Dachziegeln des Bauherrn, abgekürzt etwa als Verzögerung darzustellen, sollte man sich die Mühe machen, dies ausführlicher zu beschreiben. Entsprechend benötigt eine Baustellendokumentation Zeit. Auch, wenn die Tage arbeitsintensiv sind, sollte der Verantwortliche sie nicht vor sich herschieben oder die Dokumentation einer Woche am Bau erst am Ende der Woche erstellen. Das kann dann unter Umständen noch zeitintensiver sein, als sich täglich damit zu beschäftigen. Auch der Informationsgehalt profitiert dann davon.

Baustellendokumentation: analog oder digital?

Betrieben steht es offen, ob und wie sie ihre Baustellen dokumentieren – natürlich können diverse Dokumente im Ordner abgeheftet und Vorkommnisse handschriftlich auf Papier notiert werden. Das bedeutet, dass am Ende des Arbeitstages alle Unterlagen gesammelt werden müssen. Hier können allerdings lose Blätter leicht verloren gehen, hinzukommt, dass nicht alle Handschriften lesbar sind. Sollen die Daten digital weiterverarbeitet werden, sind Übertragungsfehler beim Abtippen wahrscheinlich. Und: All diese Vorgänge sind mit Nacharbeit im Büro verbunden. Manche Betriebe führen die Dokumentation in Programmen wie Word oder Excel, haben dann aber auch das Problem, sie mit anderen Dokumenten gesammelt ablegen zu müssen.

Dagegen gelingt die Baustellendokumentation schneller und einfacher digital mit einer Software bzw. einer App wie „Bautagebuch+“ aus dem Hause Streit Software. Die Nutzung der App per Tablet stellt sich als besonders komfortabel dar: Die Dokumentation kann hier direkt in den Eingabemasken erfolgen, die Daten werden strukturiert an der richtigen Stelle gespeichert. Fotos, Videos oder Sprachaufnahmen können einfach inte-griert, Skizzen und Pläne gescannt und ebenfalls dem Projekt zugeordnet werden. Daten, Zeiten und Wetterlage können automatisch ergänzt werden.

Das bedeutet, dass viele Dokumentationsaufgaben bereits während der Arbeit erfolgen können. Formulare, etwa für Bautagesberichte, sorgen dafür, dass alle rechtlichen Vorgaben erfüllt werden, da sie den User führen. Berichte können auf Basis der Eingaben automatisch erzeugt und mit Anlagen ausgegeben werden. Der hohe Automationsgrad spart Zeit und sorgt dafür, dass nichts vergessen wird. 

Die Digitalisierung und die damit mögliche Synchronisierung der Daten mit der Hauptanwendung, in diesem Falle die Software Streit V.1 stellt auch sicher, dass Berichte überall dort eingesehen werden können, wo es notwendig ist – auf dem mobilen Tablet auf der Baustelle oder im Büro am Rechner. Die Verantwortlichen haben Zugriff auf alle relevanten Informationen und Dokumente.

Am besten alles aus einer Hand

Nun ist die Baustellendokumentation nicht die einzige Aufgabe eines Handwerkerbetriebs, die sich digital mit einer Software abbilden lässt: Neben der Abwicklung von Buchhaltung und dem kaufmännischen Teil im ERP-System erleichtert auch eine App für die Zeiterfassung die Arbeit, wenn die Arbeitszeiten direkt Projekten zugeschrieben und für Lohn und Rechnungsstellung weiterverarbeitet werden können. Probleme entstehen dann, wenn die Anwendungen von unterschiedlichen Anbietern bereitgestellt werden: Sie müssen über Schnittstellen angebunden werden und erfahrungsgemäß kann eine reibungslose Kommunikation bei einem Update des extern angebundenen Programms gestört werden. Schnittstellenproblematiken sind vorprogrammiert.  

Ein Betrieb sollte deswegen idealerweise darauf achten, eine Software auszuwählen, die alle Funktionen vorhalten kann und deren kompatible Apps ebenso konsequent weiterentwickelt werden. Daten aus verschiedenen Apps können dann automatisiert in die Hauptanwendung übertragen und für die Weiterverarbeitung genutzt werden – so entstehen durchgängige Prozessketten mit einem hohen Automatisierungsgrad vom Angebot, über die Auftragsdurchführung hin zu Zeiterfassung, Abrechnung und Buchhaltung. Die Zeiten aus der Zeiterfassung können zum Beispiel direkt ins Bautagebuch übernommen werden, um zu dokumentieren, welcher Mitarbeiter wann vor Ort war.

Betriebe können den Funktionsumfang der Software Schritt für Schritt mit weiteren Anwendungen erweitern und so ihren Digitalisierungsprozess im eigenen Tempo gestalten. Zum Funktionsumfang einer leistungsstarken Software Streit V.1 gehört auch ein digitales Archiv, in dem alle relevanten Dokumente inklusive Kundenkommunikation, Verträgen und Bautagebuch abgelegt werden können. Sie werden Projekten und Kunden zugeordnet und per Suchfunktion sind die notwendigen Unterlagen in kürzester Zeit zu finden.

Fazit

Eine Baustellendokumentation ist für Handwerksbetriebe zwar nicht verpflichtend, aber in hohem Maße arbeitserleichternd. Sie erlaubt es, Montage und Abläufe auf der Baustelle auch nach Wochen zu rekonstruieren, den Ursachen von Mängeln auf die Spur zu kommen und als Nachweis bei Auseinandersetzungen Klarheit zu schaffen. Der Dokumentationsaufwand lässt sich mit einem digitalen Tool so gering wie möglich halten, da die Erfassung mobil mit dem Tablet bereits auf der Baustelle erfolgen kann – ohne anstrengende Nacharbeiten abends im Büro.

Streit Software GmbH
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